Trouvez vite une réponse.

1. Ouvrez n’importe quelle page du tableau de bord, par exemple Accueil.
2. En haut à droite, cliquez sur le bouton avec le globe. Il affiche EN, RU ou KZ.
3. Choisissez votre langue. Le tableau de bord change aussitôt.

• La langue ne change que pour vous. Elle se trouve aussi dans le menu engrenage : Tous les paramètres → Langue et région → Langue du tableau de bord.

1. Ouvrez n’importe quelle page du tableau de bord, par exemple Accueil.
2. En haut à gauche de la page, cliquez sur le nom de votre entreprise.
3. Sous Changer d’Entreprise, cliquez sur la succursale voulue.
4. La page se recharge et affiche les discussions, les clients et les réservations de cette succursale.

• Si le nom n’est pas cliquable, vous n’avez qu’une seule succursale.

1. Ouvrez n’importe quelle page du tableau de bord, par exemple Accueil.
2. En haut à droite, cliquez sur le bouton cloche. Un nombre dessus signifie qu’il y a du nouveau.
3. Ouvrez l’onglet Réservations et commandes.
4. Cliquez sur une réservation ou une commande pour l’ouvrir.

1. Ouvrez Accueil.
2. Sous Aujourd’hui, repérez la colonne Tâches.
3. Cliquez sur le cercle à côté de la tâche. La tâche est faite et quitte la liste.

• Sous À regarder, appuyez sur Ajouter aux tâches pour garder un conseil comme tâche.

Nexis réunit au même endroit vos clients, vos discussions, vos rendez-vous, votre stock et votre argent. Le menu de gauche contient ces sections :

• Accueil — les chiffres du jour, les rendez-vous, les nouveaux prospects et les tâches.
• Discussions — les conversations WhatsApp avec vos clients, vos numéros et vos réponses enregistrées.
• AI & automatisations — l'assistant AI, sa base de connaissances et les automatisations qui tournent toutes seules.
• BioSite — votre page publique : design, liens, et les services et produits que voient vos clients.
• Menu & commandes — la carte, les commandes et la livraison pour les cafés et restaurants.
• Caisse — les ventes sur place, les reçus, les remboursements et les sessions de caisse.
• Stock — les quantités, les livraisons de fournisseurs et les ventes de produits.
• Calendrier — les rendez-vous, les services et le planning de votre équipe.
• Clients — toutes les personnes avec qui vous travaillez, et qui attend votre réponse en premier.
• Finances — ce qui est entré, ce qui est sorti et ce qui reste, mois par mois.
• Intégrations — WhatsApp, Instagram, Telegram, paiements en ligne (Stripe, PayPal et, au Kazakhstan, Kaspi Pay), systèmes CRM et autres services, ainsi que l'export des données.

Accueil, Discussions, AI & automatisations, BioSite, Clients, Finances et Intégrations sont toujours dans le menu. Calendrier et Stock peuvent être désactivés. Menu & commandes et Caisse n'apparaissent que s'ils sont activés pour votre entreprise. Vous réglez cela dans Sections du menu (voir « Afficher ou masquer des sections du menu »).

Un membre de l'équipe peut voir moins de sections : la personne qui l'a ajouté choisit celles qu'il peut ouvrir.

Créez votre compte

1. Sur la page de connexion, appuyez sur Commencez votre essai gratuit de 7 jours.
2. Saisissez votre e-mail professionnel et un mot de passe : de 12 à 128 caractères, avec une majuscule, une minuscule, un chiffre et un symbole.
3. Cochez que vous avez au moins 13 ans, acceptez les conditions et appuyez sur Créer un compte.

Aucun paiement n'est prélevé à l'inscription. Nous vous envoyons aussi par e-mail un lien pour confirmer votre adresse.

Configurez votre entreprise

Juste après l'inscription, Nexis vous guide à travers trois courtes étapes. Tout peut être modifié plus tard.

1. Votre entreprise : nom, type d'activité, pays et ville. La devise est remplie d'après votre pays ; appuyez sur Modifier pour en choisir une autre.
2. Ce que vous proposez : cochez ce que vous vendez, décrivez votre entreprise et répondez à Que fait encore votre entreprise ? (par exemple Nous travaillons sur rendez-vous ou Nous vendons des produits).
3. Horaires : jours ouvrés, heures d'ouverture et de fermeture, et votre fuseau horaire.

Sections recommandées

Sous Sections recommandées, Nexis affiche le menu qu'il va activer pour vous, d'après vos réponses. Toutes les sections sont gratuites. Retirez-en une avec ×, ou appuyez sur Ajouter pour ajouter une section manquante. Discussions, AI & automatisations, BioSite, Clients et Finances sont toujours activés.

Appuyez sur Terminer la configuration. Sur l'écran suivant, vous pouvez publier votre BioSite, configurer l'assistant AI ou connecter WhatsApp, ou appuyer sur Aller au tableau de bord.

Si vous avez été invité dans une équipe, c'est le propriétaire, un administrateur ou un gestionnaire qui effectue cette configuration.

Vous pouvez changer à tout moment les sections affichées dans le menu. Toutes les sections sont gratuites, et rien n'est supprimé quand vous en masquez une.

1. Cliquez sur l'icône d'engrenage dans la barre du haut (Compte et entreprise).
2. Choisissez Tous les paramètres.
3. Ouvrez Sections du menu.
4. Utilisez l'interrupteur à côté de Stock, Calendrier, Menu & commandes ou Caisse.

Le changement est enregistré tout de suite et s'applique à toute l'équipe. Une section masquée garde ses données : réactivez-la et tout est là où vous l'aviez laissé.

Discussions, AI & automatisations, BioSite, Clients et Finances sont toujours dans le menu et ne peuvent pas être masquées. Accueil et Intégrations sont aussi toujours là. Les sections marquées Bientôt sont encore en construction et ne peuvent pas encore être activées.

Seuls le propriétaire, un administrateur ou un gestionnaire peuvent modifier cette liste. Les autres membres de l'équipe la voient, mais leurs interrupteurs sont verrouillés.

Pour limiter ce que voit une seule personne, utilisez plutôt son Accès dans Équipe (voir « Ajouter un membre de l'équipe »).

Nexis utilise les mêmes couleurs dans tout le tableau de bord, toujours à côté d'un mot ou d'une icône :

• Vert citron — tout va bien, rien à faire. L'AI répond, ou le client a payé.
• Orange — le temps passe : un client attend une réponse.
• Rose — on a besoin de vous maintenant. L'AI a passé la discussion à une personne, ou une réponse est en retard.
• Bleu — une personne s'en occupe ; le client est en dialogue avec votre équipe.
• Bleu clair — réservé, dans le calendrier. Une visite approche.
• Blanc — nouveau, rien ne s'est encore passé.
• Noir — terminé ou clos.
• Gris — annulé ou perdu.

Où les voir

• Discussions : chaque discussion indique qui s'en occupe : Vous attend (rose), Attend une réponse (orange), L'AI répond (vert citron), Vous répondez (bleu), Terminé (noir).
• Le panneau de discussion : la barre des étapes (Nouveau Prospect → En Dialogue → Réservé → Payé → Terminé) se colore de la couleur de l'étape en cours.
• Clients : la bande sur une fiche indique quoi faire ensuite : rose pour agir tout de suite, orange quand le temps passe, bleu clair pour une visite aujourd'hui ou dans les 24 heures, vert citron quand tout suit son cours.
• Les graphiques de Accueil : vert citron, c'est bon ; orange, à surveiller ; rose, c'est un problème (par exemple une rupture de stock ou un client absent).

Accueil est la première page que vous voyez. De haut en bas :

Préparez votre espace de travail

Tant que la configuration n'est pas terminée, une liste montre ce qui est fait et ce qui vient ensuite : profil de l'entreprise, services ou produits, horaires, BioSite, WhatsApp et assistant AI. Elle disparaît quand tout est fait.

Chiffres clés

Jusqu'à quatre tuiles, par exemple l'argent entré sur les 14 derniers jours, les conversations non lues, les paiements ou ventes sur 30 jours, les clients et les rendez-vous du jour. Cliquez sur une tuile pour ouvrir sa section. Les montants ne sont montrés qu'au propriétaire, aux administrateurs et aux gestionnaires. Le bouton Enregistrer un paiement en haut (Enregistrer une vente pour les boutiques et cafés) ajoute de l'argent en une seule étape.

Aujourd'hui

Quatre colonnes :

• Rendez-vous — les rendez-vous restants aujourd'hui.
• Nouveaux prospects — les nouveaux clients des dernières 24 heures.
• Répondre ou relancer — les clients qui attendent une réponse, ou les discussions restées sans nouvelles.
• Tâches — les tâches du jour ; cochez le rond pour en terminer une.

En dessous, À regarder suggère ce qu'il faut vérifier : une visite passée toujours pas clôturée, une facture en retard, un client qui a déjà payé mais n'est pas revenu depuis 60 jours ou plus, ou un jour ouvré demain sans aucun rendez-vous. Appuyez sur Ajouter aux tâches pour en garder une.

Objectifs du mois

1. Appuyez sur Fixer des objectifs.
2. Renseignez des objectifs de chiffre d'affaires, de visites, de nouveaux clients et de clients gagnés (et de visites par spécialiste).
3. Appuyez sur Enregistrer.

La barre indique si vous êtes dans le rythme. Seuls le propriétaire et les administrateurs peuvent fixer des objectifs.

Les graphiques plus bas n'apparaissent que lorsqu'ils ont quelque chose à montrer.

Un seul compte Nexis peut contenir plusieurs entreprises ou établissements. Chacun a ses propres clients, discussions, rendez-vous et sa propre page BioSite.

Passer à un autre établissement

1. Cliquez sur le nom de votre entreprise à gauche de la barre du haut.
2. La liste Changer d’Entreprise montre vos établissements et combien votre forfait en autorise (par exemple 2/3).
3. Cliquez sur un établissement. La page se recharge et affiche ses données.

Ajouter un établissement

1. Ouvrez la même liste et appuyez sur Ajouter une branche.
2. Remplissez Nom de l’établissement, Ville et l'adresse de la page (lettres latines minuscules, chiffres et tirets).
3. Appuyez sur Enregistrer. Le nouvel établissement est ajouté à la liste.

Un nouvel établissement reçoit le même forfait, le même fuseau horaire et la même devise que l'actuel. Le bouton n'est montré qu'aux administrateurs et aux gestionnaires, et seulement tant que vous êtes sous la limite de votre forfait : Starter 1, Pro 3, Agency 15 sites. Pendant l'essai gratuit, la limite Starter s'applique.

Qui voit quel établissement

Le propriétaire et les administrateurs peuvent ouvrir tous les établissements du compte. Les autres membres de l'équipe travaillent dans l'établissement où ils ont été ajoutés. Les places d'équipe sont comptées sur l'ensemble des établissements.

Si le nom de votre entreprise n'est pas cliquable, vous avez un seul établissement et ne pouvez pas en ajouter d'autre.

1. Ouvrez Connexion WhatsApp.
2. Appuyez sur Obtenir le code QR. Un code carré s’affiche à l’écran.
3. Prenez le téléphone qui a le numéro de votre entreprise et ouvrez WhatsApp.
4. Sur le téléphone, appuyez sur Paramètres (ou ⋮) → Appareils connectés → Associer un appareil.
5. Pointez l’appareil photo du téléphone vers le code affiché à l’écran.
6. Attendez que la page affiche Connecté et votre numéro.

• Les anciennes discussions ne sont pas copiées. Seuls les nouveaux messages arrivent.

1. Ouvrez Discussions.
2. Dans la liste à gauche, cliquez sur le nom du client.
3. Cliquez dans la zone en bas et écrivez votre message.
4. Appuyez sur Entrée ou sur le bouton flèche pour l’envoyer.

• Quand vous répondez vous-même, l’IA arrête de répondre dans cette discussion. Pour lui rendre la discussion, activez Réponses AI.

Ouvrez Discussions → Envois.

1. Sous Destinataires, choisissez un groupe : une idée toute prête (vous nous manquez, anniversaires du mois, clients récents) ou votre propre mélange d’activité, d’étiquettes, d’étape et de montant dépensé.
2. Rédigez le Message. Appuyez sur Insérer le prénom du client pour saluer chacun par son prénom. L’aperçu montre le rendu dans WhatsApp.
3. Appuyez sur Envoyer à {n} clients et relisez le texte une dernière fois.

• Seuls les clients qui ont accepté de recevoir des nouvelles et des offres le reçoivent. Cochez leur accord dans leur fiche quand ils sont d’accord.
• Chaque message se termine par la façon de ne plus en recevoir. Celui qui répond STOP n’en reçoit plus.
• Les messages partent un par un, seulement de 10:00 à 20:00, 200 au maximum par envoi et 3 envois par jour. Un client reçoit au plus un envoi tous les 3 jours. Cela protège votre numéro WhatsApp.
• Les réponses arrivent dans Conversations. Un envoi n’est jamais programmé à l’avance ni fait par l’AI.
• Les envois sont disponibles avec Pro. Ils restent fermés pendant l’essai gratuit : l’envoi s’ouvre dès que vous choisissez Pro. Les confirmations de réservation, les rappels et les demandes d’avis fonctionnent avec tous les forfaits.

1. Ouvrez Discussions.
2. Dans la zone de recherche au-dessus de la liste, saisissez le nom du client, son numéro de téléphone ou un mot du message.
3. Ou appuyez sur un filtre en dessous, par exemple Non lus, Besoin d’un humain ou Mes discussions.
4. Si la liste est vide, appuyez sur Afficher toutes les conversations.

• Les discussions fermées sont masquées. Pour les voir, choisissez Terminé dans la liste déroulante sous les filtres.

1. Ouvrez la discussion dans Discussions.
2. Au-dessus de la zone de réponse, désactivez Réponses AI.
3. Écrivez votre réponse et appuyez sur Entrée.
4. Quand vous avez fini, réactivez Réponses AI. L’IA répond à partir du prochain message du client.

• Envoyer votre propre réponse désactive aussi l’IA dans cette discussion automatiquement.

1. Ouvrez la discussion dans Discussions.
2. En haut de la discussion, appuyez sur Marquer comme faite.
3. Pour la rouvrir, choisissez Terminé dans la liste déroulante au-dessus des discussions.
4. Cliquez sur la discussion et appuyez sur Rouvrir au-dessus de la zone de réponse.

1. Ouvrez la discussion dans Discussions.
2. En haut de la discussion, ouvrez la liste Responsable.
3. Choisissez votre collègue.
4. Votre collègue retrouve la discussion avec le filtre Mes discussions.

• Les membres de l’équipe qui ne sont ni propriétaires ni administrateurs voient M’attribuer et Libérer cette conversation à la place de la liste.

1. Ouvrez la discussion dans Discussions.
2. Dans la fiche client à droite, repérez Stage.
3. Cliquez sur l’étape voulue, par exemple Réservé.
4. Le changement est enregistré aussitôt.

• La fiche s’affiche sur les grands écrans. Sur un petit écran, appuyez sur Ouvrir le client sous la discussion.

1. Ouvrez la discussion dans Discussions.
2. Repérez Résultat de la vente à côté de la discussion.
3. Appuyez sur Vendu, ou sur Non vendu si le client n’a pas acheté.
4. Plus tard, retrouvez ces discussions avec le filtre Vendu.

• Cela n’enregistre pas d’argent. Pour enregistrer le paiement, appuyez sur Enregistrer un paiement au-dessus de la zone de réponse.

1. Ouvrez la discussion dans Discussions.
2. Appuyez sur Ajouter au CRM. Il se trouve à droite, ou sous la discussion sur un petit écran.
3. La fiche client apparaît. Appuyez sur Ouvrir le client pour voir la fiche complète.

• Si vous ne voyez pas Ajouter au CRM, cette personne est déjà dans vos clients.

1. Ouvrez la discussion dans Discussions.
2. Au-dessus de la zone de réponse, appuyez sur Enregistrer un paiement.
3. Choisissez comment le client a payé, par exemple en espèces, par carte ou par virement bancaire.
4. Saisissez la somme dans Montant du paiement.
5. Appuyez sur Record de paiement, puis sur Terminé.
6. Le texte du reçu est maintenant dans la zone de réponse. Appuyez sur Entrée pour l’envoyer au client.

• Vérifiez toujours la somme : la zone contient peut-être déjà un nombre.

1. Ouvrez la discussion dans Discussions.
2. Au-dessus de la zone de réponse, appuyez sur Suggérer une réponse.
3. Attendez quelques secondes. Un brouillon apparaît dans la zone de réponse.
4. Lisez-le et corrigez ce qui ne va pas.
5. Appuyez sur Entrée pour l’envoyer.

• Rien n’est envoyé tant que vous n’appuyez pas sur Entrée. Cela fonctionne une fois votre assistant AI configuré.

1. Ouvrez Réponses enregistrées.
2. Appuyez sur Nouvelle réponse.
3. Dans Nom, écrivez un titre court, par exemple « Adresse ».
4. Dans Texte, écrivez le message.
5. Appuyez sur Enregistrer.

• Mettez les mots qui changent à chaque fois entre [crochets] et remplacez-les avant l’envoi.

1. Ouvrez Réponses enregistrées.
2. À côté de la réponse voulue, appuyez sur Copie.
3. Ouvrez la discussion dans Discussions.
4. Cliquez dans la zone de réponse et collez le texte (Ctrl+V, ou appui long puis Coller sur un téléphone).
5. Remplacez les mots entre [crochets] et appuyez sur Entrée.

• Pour supprimer une réponse enregistrée, appuyez sur l’icône de corbeille à côté.

1. Ouvrez Connexion WhatsApp.
2. Sous Ajouter un numéro, saisissez un nom, par exemple « Deuxième succursale ».
3. Appuyez sur Ajouter le numéro.
4. Appuyez sur Obtenir le code QR et scannez-le avec le téléphone du nouveau numéro.
5. Attendez de voir Connecté.

• Le nombre de numéros que vous pouvez ajouter dépend de votre forfait. Seuls les propriétaires et les administrateurs peuvent ajouter des numéros.
• Starter comprend 1 numéro WhatsApp. Pro en comprend jusqu’à 3 par site et 6 au total.

1. Ouvrez Connexion WhatsApp.
2. Sous Vos numéros professionnels, cliquez sur le numéro.
3. Ouvrez Nom, accès et AI.
4. Sous Qui peut utiliser cette boîte de réception ?, cochez les employés qui peuvent répondre.
5. Appuyez sur Enregistrer l'accès.

• Ici, vous pouvez aussi renommer le numéro dans Nom du numéro. Les propriétaires et les administrateurs voient toujours tous les numéros.

1. Ouvrez Connexion WhatsApp.
2. Sous Vos numéros professionnels, cliquez sur le numéro.
3. Appuyez sur Déconnecter, puis sur Confirmer.
4. Pour associer un autre téléphone, appuyez sur Obtenir le code QR et scannez-le avec ce téléphone.

• Les discussions que vous avez déjà restent dans Nexis.

Nexis se relie à WhatsApp comme WhatsApp Web : vous scannez un code QR avec le téléphone qui a votre numéro professionnel. Ensuite, les nouveaux messages de vos clients arrivent dans Discussions.

1. Ouvrez Discussions et allez dans l’onglet Connexion WhatsApp (l’ouvrir).
2. Si vous avez plusieurs numéros, choisissez celui à relier sous Vos numéros professionnels.
3. Appuyez sur Obtenir le code QR.
4. Sur votre téléphone, ouvrez WhatsApp → Paramètres (ou ⋮) → Appareils connectés → Connecter un appareil, puis scannez le code.
5. Attendez que le statut affiche Connecté avec votre numéro.

Une courte vidéo sur la page montre les étapes sur le téléphone. Si le code expire avant que vous l’ayez scanné, appuyez de nouveau sur Obtenir le code QR.

Bon à savoir

• Les anciennes conversations ne sont pas importées. Seuls les nouveaux messages apparaissent. Pour tester, écrivez à votre numéro depuis un autre téléphone.
• Seules les discussions directes fonctionnent. Les groupes ne sont pas inclus.
• Il s’agit d’une liaison WhatsApp Web non officielle, pas de l’API WhatsApp Business. Avec les réponses automatiques, WhatsApp risque de restreindre le numéro : utilisez donc un numéro professionnel séparé, pas votre numéro personnel.
• Gardez le code QR privé : il donne accès à votre compte.
• Actualiser le statut vérifie de nouveau la connexion. Déconnecter délie le numéro.

Discussions affiche toutes les conversations WhatsApp : la liste à gauche, la conversation au milieu et, sur grand écran, la fiche du client à droite.

En haut de la page

La ligne du haut montre votre numéro WhatsApp, l’interrupteur Réponse automatique AI et trois compteurs : Non lus, Traité par l’AI aujourd’hui et Besoin d’un humain. Cliquez sur un compteur pour filtrer la liste.

Retrouver une discussion

• Cherchez par nom, numéro de téléphone ou dernier message.
• Filtres rapides : Tous, Non lus, Besoin d’un humain, Traité par l’AI, Vendu et Mes discussions.
• Le menu déroulant propose À traiter (par défaut, toutes les discussions non terminées), Toutes les conversations, Ouvertes, En attente ou Terminé.

Étiquettes sur une discussion

Une discussion reçoit une étiquette seulement quand elle demande votre attention. Tant que l’AI répond, il n’y a pas d’étiquette.

• Vous attend (rose) : l’AI vous a passé la discussion. Le motif est affiché au-dessus du champ de réponse.
• En attente avec l’heure (orange) : le client a écrit en dernier et personne n’a encore répondu.
• Vous répondez (bleu) : l’AI est désactivée pour cette discussion et votre équipe répond.
• Terminé : la discussion est fermée.

Une seconde pastille indique l’étape du client, par exemple Réservé ou Payé. Assigné à vous marque les discussions qui vous sont confiées.

Sous chaque message envoyé, vous voyez qui l’a envoyé : AI, Équipe ou Automatique, ainsi que les coches de distribution.

Au-dessus du champ de réponse de chaque discussion se trouve l’interrupteur Réponses AI. Activé : l’assistant AI répond à ce client. Désactivé : votre équipe répond, et l’AI reste silencieuse dans cette discussion.

Reprendre la main

1. Ouvrez la discussion dans Discussions.
2. Désactivez Réponses AI, ou envoyez simplement votre propre réponse.

Quand vous envoyez une réponse depuis Nexis, l’AI se désactive d’elle-même pour cette discussion. C’est pareil si vous répondez depuis l’application WhatsApp de votre téléphone. La discussion affiche alors Vous répondez.

Rendre la discussion à l’AI

1. Ouvrez la discussion.
2. Réactivez Réponses AI. L’AI répond à partir du prochain message du client.

Quand l’AI passe la main

Si l’AI a besoin d’une personne, elle prévient généralement le client qu’un membre de l’équipe va répondre, puis elle arrête de répondre dans cette discussion. La discussion reçoit l’étiquette rose Vous attend.

1. Lisez le motif au-dessus du champ de réponse.
2. Répondez au client.
3. Si vous le souhaitez, réactivez Réponses AI.

Fermer une discussion

1. Quand la conversation est terminée, appuyez sur Marquer comme faite en haut de la discussion. Elle affiche alors Terminé.
2. Pour la rouvrir, appuyez sur Rouvrir. Le bouton se trouve au-dessus du champ de réponse, à la place de l’interrupteur.

L’interrupteur d’une discussion ne fonctionne que si les réponses AI sont activées pour l’entreprise et pour ce numéro.

Sur grand écran, la partie droite de Discussions affiche le client avec qui vous échangez. Le coin supérieur droit de la fiche prend la couleur de l’étape du client, comme sur le tableau Clients.

Étape

La barre Étape montre le parcours du client : Nouveau Prospect → En Dialogue → Réservé → Payé → Terminé.

1. Cliquez sur l’étape voulue. Le client y passe et le changement est enregistré immédiatement.

Si le client a un montant d’affaire, il s’affiche à côté de la barre sous Montant de l’affaire.

Visites

• Prochaine visite indique la date, le service et le spécialiste de la prochaine réservation. Cliquez dessus pour ouvrir le Calendrier.
• Sans réservation, vous voyez Aucune visite réservée et Réserver une visite, qui ouvre le Calendrier.
• Juste en dessous : le nombre de visites du client et sa Dernière visite.

Résultat de la vente

1. Sous Résultat de la vente, appuyez sur Ouvrir, Vendu ou Non vendu.
2. Plus tard, retrouvez les discussions vendues avec le filtre Vendu.

Cela note comment la conversation s’est terminée ; cela n’enregistre pas de paiement.

Autres boutons

• Ouvrir le client ouvre la fiche complète dans Clients.
• Si la personne n’est pas encore dans votre liste de clients, appuyez sur Ajouter au CRM.

Sur les petits écrans, Ouvrir le client et les boutons du résultat de la vente apparaissent sous la conversation.

Sur chaque page du tableau de bord sauf Discussions, un bouton rond de discussion se trouve en bas à droite. Le chiffre affiché indique le nombre de discussions non lues. Le bouton apparaît dès que votre entreprise a un numéro WhatsApp dans Nexis.

1. Appuyez sur le bouton. Il ouvre la dernière discussion que vous aviez ouverte, ou la plus récente.
2. Pour passer à une autre discussion, cliquez sur le nom du client en haut. Une liste des discussions récentes s’ouvre ; Toutes les discussions vous mène à Discussions.
3. Tapez une réponse et appuyez sur Entrée pour l’envoyer.

Ce que contient la fenêtre

• Qui répond, avec les mêmes étiquettes que dans Discussions, comme Vous attend ou Vous répondez.
• La section Client avec la barre des étapes et la prochaine visite. Cliquez sur son titre pour la replier.
• L’interrupteur Réponses AI, pour reprendre la main ou rendre la discussion à l’AI directement ici.

Le bouton flèche en haut (Ouvrir dans Discussions) ouvre la même conversation sur la page complète Discussions. Appuyez sur la croix ou sur Échap pour fermer la fenêtre.

Vous pouvez relier plus d’un numéro WhatsApp, par exemple un pour les ventes et un pour un deuxième site. Le nombre de numéros possibles dépend de votre forfait ; les compteurs de la page indiquent combien sont utilisés. Les propriétaires et les administrateurs gèrent les numéros.

Ajouter un numéro

1. Ouvrez Discussions → Connexion WhatsApp (l’ouvrir).
2. Sous Ajouter un numéro, saisissez un nom comme « Site principal » et appuyez sur Ajouter le numéro.
3. Scannez le code QR du nouveau numéro.

Qui peut utiliser un numéro

1. Choisissez le numéro et ouvrez Nom, accès et AI.
2. Sous Qui peut utiliser cette boîte de réception ?, cochez les collaborateurs autorisés à répondre depuis ce numéro.
3. Appuyez sur Enregistrer l’accès.

Les propriétaires et les administrateurs voient toujours tous les numéros. Les collaborateurs ne voient que les numéros qui leur sont attribués.

L’AI sur un seul numéro

Dans le même bloc, Réponses AI sur ce numéro a un bouton Désactiver ou Activer. Quand elle est désactivée, l’AI reste silencieuse sur ce numéro uniquement ; les autres numéros ne sont pas touchés.

Dans Discussions

Avec deux numéros ou plus, Discussions propose Boîte de réception unifiée (une seule liste, chaque discussion porte une pastille colorée du numéro) et Boîtes de réception séparées (un numéro à la fois). Les réponses partent toujours du numéro qui a reçu la discussion.

Supprimer le numéro ne fonctionne que pour un numéro déconnecté.

Starter comprend 1 numéro WhatsApp. Pro en comprend jusqu’à 3 par site et 6 au total.

Au-dessus du champ de réponse dans Discussions, il y a une rangée de boutons. Aucun n’envoie quoi que ce soit tout seul : ils placent du texte dans le champ de réponse, et vous décidez quand envoyer.

• Suggérer une réponse : l’assistant AI lit le dernier message du client et la conversation récente, puis écrit un brouillon. Vérifiez-le, modifiez-le, puis envoyez. Si l’assistant pense qu’une personne doit répondre, il le dit. Cela fonctionne une fois votre assistant AI configuré.
• Lien de réservation, Demande d’avis et Adresse : chacun ajoute une courte ligne standard. Ces lignes sont générales, en anglais, et ne contiennent ni votre vrai lien ni votre vraie adresse : modifiez-les avant d’envoyer.
• Réponses enregistrées : ouvre la page Réponses enregistrées. Gardez-y les textes que vous envoyez souvent, par exemple l’itinéraire ou une demande d’avis. Appuyez sur Copier et collez le texte dans la discussion. Les mots entre [crochets] sont à compléter par vous.
• Enregistrer un paiement : ouvre un formulaire de paiement où le nom et le téléphone du client sont déjà remplis. Choisissez comment le client a payé, vérifiez le montant et la description, puis enregistrez le paiement. Il est sauvegardé dans Finances et dans la fiche du client, et le texte du reçu est placé dans le champ de réponse pour que vous puissiez l’envoyer.

1. Ouvrez Assistant AI.
2. Appuyez sur Créer l'agent.
3. Vérifiez le Nom. Seule votre équipe le voit.
4. Sous Que doit-il faire ?, touchez ce qu’il doit faire, par exemple Répondre aux questions.
5. Choisissez les Langues et le Ton.
6. Appuyez sur Créer l’assistant.

• C’est un brouillon. Il ne répond aux clients qu’une fois publié : voir Activer ou désactiver les réponses de l’IA.

1. Ouvrez Assistant AI.
2. Sur la carte de votre assistant, appuyez sur Ouvrir l'agent.
3. Appuyez sur Chat test.
4. Écrivez une question comme le ferait un client, puis appuyez sur le bouton flèche.
5. Lisez la réponse. Rien n’est envoyé à de vrais clients.

• Si Chat test est grisé, appuyez d’abord sur Enregistrer le brouillon.

1. Ouvrez Discussions.
2. En haut, repérez Réponse automatique AI.
3. Désactivez l’interrupteur. L’IA arrête de répondre sur tous les numéros.
4. Pour la relancer, réactivez l’interrupteur.

• Seuls les propriétaires et les administrateurs peuvent utiliser cet interrupteur. Il fonctionne une fois un assistant AI publié.

1. Ouvrez Base de connaissances.
2. Faites défiler jusqu’à Ajoutez vos réponses.
3. Dans Question, écrivez ce que demandent les clients, par exemple « Y a-t-il un parking ? ».
4. Dans Réponse, écrivez votre réponse.
5. Appuyez sur Ajouter la réponse.

• L’IA l’utilise dès le message suivant. Il n’y a rien d’autre à faire.

1. Ouvrez Base de connaissances.
2. Sous Ajoutez vos réponses, repérez la réponse.
3. Pour la modifier, appuyez sur l’icône de crayon, changez le texte et appuyez sur Enregistrer les modifications.
4. Pour la supprimer, appuyez sur l’icône de corbeille et confirmez avec OK.

1. Ouvrez Automatisations.
2. Sous Messages à vos clients, activez Confirmer chaque réservation.
3. Pour un rappel le jour de la visite, activez « Vous venez aujourd’hui ? » le jour J.
4. Appuyez sur Voir le message pour lire ce que reçoit le client.

• Les messages ne partent que si WhatsApp est connecté et que vous avez un forfait payant. Seul le propriétaire ou un administrateur peut les modifier.

1. Ouvrez Demander à l’AI, ou cliquez sur la barre en haut qui dit Comment puis-je aider votre activité ? (sur un téléphone, touchez le bouton étincelle).
2. Saisissez votre question, par exemple « Qui a réservé demain ? », puis appuyez sur Entrée.
3. Lisez la réponse.
4. Si l’IA prépare une réservation, une dépense, un client ou une tâche, vérifiez la carte et appuyez sur Confirmer, ou sur Annuler.

• Nouvelle discussion démarre une conversation vierge. Demander à l’AI n’écrit jamais aux clients.

Quand les réponses AI sont activées, l’assistant AI répond tout seul aux clients sur WhatsApp. Pour chaque message, il lit la conversation récente : il comprend donc des questions comme « c’est combien ? » à propos de l’article dont on vient de parler. Il répond dans la langue du client si cette langue est activée pour l’assistant.

Ce qu’il sait

Il lit vos données d’entreprise en direct, pour chaque message :

• les informations de l’entreprise, les horaires d’ouverture et les jours fériés ;
• les services, les tarifs et les spécialistes, y compris leurs jours de congé ;
• les produits, le stock et les tailles ;
• les liens de votre BioSite, l’adresse et les contacts ;
• les zones et frais de livraison, et les moyens de paiement ;
• vos réponses dans la Base de connaissances.

Si la réservation fait partie de ses missions, il cherche les créneaux libres et réserve pour le client. Il ne propose que des horaires réellement libres dans le calendrier.

Les règles qu’il suit toujours

• Un client qui écrit STOP ne reçoit plus de réponses automatiques dans cette discussion.
• Une demande de manager, des mots urgents ou une réclamation sont transmis à une personne.
• Les remboursements, les questions juridiques et médicales sont toujours transmis à une personne.
• Les données privées de l’entreprise ne sont jamais partagées.
• S’il ne peut pas répondre avec certitude, il passe la main au lieu de deviner.

Quand il passe la main, le client est prévenu qu’un membre de l’équipe va répondre, et la discussion affiche Vous attend dans Discussions.

Ouvrez AI & automatisations → Base de connaissances (l’ouvrir). La page comporte trois parties.

1. Elle le sait déjà

L’AI lit les informations de l’entreprise, les horaires, les services et tarifs, l’équipe, le BioSite, les produits et le stock directement dans le tableau de bord. Chaque ligne montre ce qui est rempli et a un lien Modifier vers la bonne page. Changez quelque chose là-bas et l’AI le sait aussitôt. Une entreprise sans Calendrier (une boutique) modifie ses horaires et ses personnes dans les Paramètres : voir les horaires d’ouverture sans le Calendrier.

2. Répondez aux questions rapides

Touchez les réponses toutes prêtes sur les sujets du quotidien. Tout le monde a Paiement, En plus et Comment parle l’AI (ton, façon de s’adresser aux clients, emojis). Le reste dépend de votre activité :

• un salon ou un autre service : Venir chez nous et Règles de réservation ;
• une clinique : aussi Avant la visite (quoi apporter, préparation aux analyses, assurance, résultats) ;
• un café ou une boulangerie : La cuisine et le lieu (tables, halal, menu, allergies, banquets) et la livraison ;
• une boutique de vêtements : En boutique (essayage, tailles, mise de côté d’un article) et Livraison et retours ; les autres boutiques sont interrogées à la place sur les testeurs, les originaux et les dates de péremption ;
• un blogueur ou un cours en ligne : Collaborations et accès (publicité, accès après paiement, remboursements), sans Venir chez nous ;
• avec la section Cours : Cours et abonnements (cours d’essai, niveaux, quoi apporter, mise en pause d’un abonnement).

Chaque réponse s’enregistre toute seule, et l’AI dit exactement cela aux clients. Voir aussi comment l’AI travaille selon votre type d’activité.

3. Ajoutez vos réponses

1. Écrivez une question que les clients posent souvent, par exemple « Y a-t-il un parking ? », ou touchez l’une des questions suggérées.
2. Écrivez votre réponse.
3. Appuyez sur Ajouter la réponse.

L’AI l’utilise dès le message suivant ; il n’y a rien à publier. Utilisez le crayon pour modifier une réponse et la corbeille pour la supprimer.

La page montre aussi ce que l’AI comprend en plus du texte (photos et messages vocaux) et ce qu’elle ne partage jamais avec les clients.

Les clients envoient souvent une photo d’une coiffure ou d’une liste de prix, ou enregistrent un message vocal. Nexis les transforme en texte que l’AI et votre équipe peuvent lire dans Discussions.

• Une photo s’affiche comme « [Photo] » avec une courte description de l’image, y compris le texte lisible qu’elle contient. La légende du client est conservée.
• Un message vocal s’affiche comme « [Voice message] » avec ce que le client a dit, mot pour mot.

L’AI répond ensuite comme si le client l’avait tapé lui-même.

Quand cela fonctionne

Cela fonctionne quand votre assistant AI est publié et que le service AI est configuré sur le serveur Nexis. Les photos JPEG, PNG et WEBP et les formats vocaux courants sont lus ; les fichiers très volumineux ne le sont pas. Le fichier lui-même n’est pas conservé, seulement le texte.

Quand elle ne peut pas lire le fichier

La discussion affiche alors un texte de remplacement à la place du contenu. L’AI explique au client qu’elle ne peut lire que du texte et qu’un membre de l’équipe regardera la pièce jointe, et la discussion reçoit l’étiquette Vous attend avec le motif. Ouvrez le fichier dans l’application WhatsApp de votre téléphone.

L’AI n’identifie jamais les personnes sur les photos et ne devine jamais leur âge, leur santé ni d’autres caractéristiques personnelles.

L’IA reprend le type d’activité de votre profil d’entreprise et répond comme quelqu’un qui y travaille.

Clinique, dentiste, thérapeute, vétérinaire

• Elle aide pour les services, les prix, les médecins, les horaires, la préparation aux examens et aux rendez-vous.
• Elle ne pose jamais de diagnostic, ne commente jamais des symptômes ou des résultats d’analyses et ne recommande jamais de médicaments : elle propose un rendez-vous à la place.
• Si quelqu’un décrit une urgence, elle répond tout de suite, à toute heure : appelez le numéro d’urgence de votre pays (d’après Paramètres → région ; si aucun pays n’est défini, « votre numéro d’urgence local »). Pour un animal : appelez la clinique ou venez maintenant. Ensuite, la discussion est transmise à votre équipe.

Café, restaurant, boulangerie

• Elle répond d’après votre menu, vos zones de livraison et vos horaires.
• Allergènes, ingrédients et halal uniquement d’après vos réponses dans la Base de connaissances ; s’ils n’y sont pas, elle vérifie auprès de votre équipe.

Boutique

• Elle aide à choisir : tailles et stock par taille, produits originaux, mise de côté d’un article, retours.
• Elle ne prend pas les commandes elle-même : elle envoie le lien vers le panier de votre BioSite et explique la livraison et le paiement.

Blogueur ou formation en ligne

• Elle vous transmet les offres de publicité et de collaboration, sans jamais annoncer un prix que vous n’avez pas donné.

Pour tout le monde

• L’IA ne partage jamais le chiffre d’affaires, les salaires, les fournisseurs ni les données d’autres clients.
• Quand elle n’est pas sûre, elle passe la discussion à une personne au lieu de deviner.

L’AI utilise les données de votre entreprise pour répondre aux clients, mais certaines restent privées. L’AI ne discute jamais avec les clients de :

• chiffre d’affaires, bénéfices et chiffres de ventes ;
• salaires, coûts et prix d’achat ;
• fournisseurs et coordonnées bancaires ;
• autres clients : leurs noms, numéros de téléphone, réservations ou commandes ;
• contacts personnels du personnel.

Si un client pose une question à ce sujet, l’AI répond poliment qu’elle ne peut pas partager les informations internes de l’entreprise et propose son aide pour les services, les tarifs, une réservation ou une commande. Les questions claires de ce type sont interceptées par une règle fixe avant même que l’AI écrive quoi que ce soit.

Une vérification de plus a lieu avant l’envoi d’une réponse. Si la réponse contient un numéro de téléphone qui n’est ni celui de votre entreprise ni celui du client lui-même, elle n’est pas envoyée et la discussion passe à votre équipe.

L’AI ne révèle jamais non plus ses propres instructions.

Vous pouvez voir cette liste sur la page Base de connaissances, sous Jamais partagé avec les clients.

Demander à l’AI, la barre en haut du tableau de bord, est un autre assistant, pour vous et votre équipe. Il n’écrit jamais aux clients et n’affiche les chiffres financiers qu’aux personnes dont le rôle l’autorise.

L’AI ne répond dans une discussion que si tous les éléments suivants sont activés.

1. L’assistant dans Agent Studio

1. Allez dans AI & automatisations → Assistant AI (l’ouvrir) et ouvrez votre assistant.
2. Appuyez sur Publier les modifications. La fenêtre liste toutes les vérifications : chacune doit indiquer Prêt. Une vérification marquée Bloqué dit ce qu’il faut faire d’abord.
3. Appuyez sur Publier les modifications dans cette fenêtre.

Mettre l’agent en pause arrête un assistant publié, Reprendre le relance.

2. Toute l’entreprise

En haut de Discussions, l’interrupteur Réponse automatique AI suspend ou reprend aussitôt les réponses automatiques sur tous les numéros. Il ne fonctionne qu’après la publication d’un assistant, et seuls les propriétaires et les administrateurs peuvent le modifier. Pendant l’essai gratuit, l’AI répond aux vrais clients tant que l’AI gratuite de l’essai n’est pas épuisée.

3. Un numéro

1. Ouvrez Connexion WhatsApp et cliquez sur le numéro.
2. Ouvrez Nom, accès et AI.
3. Sous Réponses AI sur ce numéro, appuyez sur Désactiver ou Activer.

Avec Boîtes de réception séparées dans Discussions, vous pouvez aussi appuyer sur Désactiver pour ce numéro.

4. Une discussion

Utilisez l’interrupteur Réponses AI au-dessus du champ de réponse. Quand vous envoyez vous-même une réponse, depuis Nexis ou depuis votre téléphone, l’AI se désactive d’elle-même pour cette discussion. Réactivez-la pour lui rendre la discussion.

Un client qui écrit STOP arrête aussi les réponses automatiques dans sa propre discussion.

La barre en haut du tableau de bord affiche Comment puis-je aider votre activité ?. C’est Demander à l’AI, un assistant pour vous et votre équipe. Il n’écrit jamais aux clients. Appuyez sur Ctrl+K (⌘+K sur Mac) pour y aller ; sur un téléphone, touchez le bouton en forme d’étincelles. Il existe aussi une page complète : AI & automatisations → Demander à l’AI (l’ouvrir).

Ce que vous pouvez demander

Il répond à partir de vos propres données : les réservations du jour, celles des prochains jours, les services, l’équipe, les stocks qui s’épuisent, le nombre de clients et de discussions non lues. Les propriétaires, administrateurs et managers peuvent aussi poser des questions sur l’argent : revenus, dépenses, bénéfice, comparaison avec le mois dernier, meilleur jour et meilleurs clients. Les autres se voient répondre que seul le propriétaire ou un manager peut voir les chiffres financiers.

« Fais un rapport pour ce mois » donne un court résumé et un bouton qui ouvre le rapport complet dans Finances.

Ce qu’il sait faire

Il peut préparer :

• une réservation ;
• une dépense (uniquement pour les personnes qui voient l’argent) ;
• un nouveau client ;
• une tâche ou un rappel pour l’équipe.

Chaque action apparaît sous forme de carte. Rien n’est enregistré tant que vous n’appuyez pas sur Confirmer ; Annuler l’abandonne. Il ne peut ni envoyer de messages, ni enregistrer de paiements, ni rembourser, ni modifier les paramètres : pour cela, il vous donne un bouton vers la bonne page.

L’AI peut se tromper : vérifiez donc la carte avant de confirmer. Nouvelle discussion démarre une conversation vierge.

Ouvrez AI & automatisations → Automatisations. Sous Messages à vos clients, vous ne voyez que les messages adaptés à votre activité, chacun avec un interrupteur et Voir le message.

Commandes (boutiques et cafés)

• Confirmer chaque commande : juste après une commande sur votre BioSite, le client reçoit les articles, le total et l’heure de retrait ou de livraison. OUI confirme la commande, NON l’annule.
• « Votre commande est prête » et « en route » : quand vous marquez une commande comme prête à retirer ou que vous la confiez à un livreur.
• « De retour en stock » : un client qui a demandé à être prévenu pour une taille épuisée reçoit un seul message quand elle est de nouveau disponible. Ce message est toujours actif, car le client l’a demandé.

Visites (salons, cliniques, studios)

• Confirmer chaque réservation et « Vous venez aujourd’hui ? » le jour J. Voir Confirmations de réservation par WhatsApp.

Avis (pour tout le monde)

• Demander un avis : une seule question « Comment avez-vous trouvé ça ? De 1 à 5 » après une commande ou une visite. Voir La question automatique sur l’avis.

Une boutique n’a pas de Calendrier, elle ne voit donc pas les messages de visite. Un salon qui se met à vendre des produits reçoit aussi les messages de commande.

• Les messages ne partent que si WhatsApp est connecté et que vous avez un forfait payant. Seul le propriétaire ou un administrateur peut les modifier.

Ouvrez AI & automatisations → Assistant AI et activez Prendre les commandes dans le chat (le client confirme par OUI). Les nouvelles boutiques et les nouveaux cafés l’ont déjà activé.

• L’AI trouve chaque article avec son prix et son stock en temps réel, ne demande que ce qui manque (taille, quantité, retrait ou livraison et adresse, jour et heure, nom), répète la commande et la passe quand le client est d’accord.
• La commande apparaît dans vos commandes comme nouvelle, avec la note « Taken in the chat by the AI assistant ». Les prix, les promotions, la remise client fidèle et le stock sont calculés par le système, exactement comme sur votre BioSite.
• Le client reçoit le récapitulatif de la commande dans le chat et le confirme par OUI. Ce dont la commande a besoin avant que vous la prépariez (une confirmation, un acompte ou le paiement complet) suit votre règle dans Paiements et promotions.

L’AI passe une commande par message et ne dit jamais qu’une commande est faite si elle ne l’est pas vraiment.

1. Ouvrez BioSite et choisissez l'onglet Design.
2. Sous Modèles de style, touchez une carte qui vous plaît (si la liste est repliée, touchez d'abord le titre). Le téléphone à droite l'affiche aussitôt.
3. Pour changer les couleurs, utilisez Couleurs, par exemple Accent / boutons et Arrière-plan.
4. Cliquez sur Enregistrer les modifications en haut.

• Vous avez changé d'avis ? Réinitialiser au modèle rétablit le modèle. Plus de détails dans Modifier l'apparence de votre BioSite.
• Sur Starter, votre BioSite a l’apparence standard et un petit badge « Made with Nexis ». Les modèles, vos propres couleurs et une page sans le badge sont disponibles avec Pro (et pendant l’essai gratuit).

1. Ouvrez Stock et choisissez l'onglet Commandes.
2. Les nouvelles commandes sont sous En cours de réalisation. Trouvez la commande et cliquez sur Confirmer.
3. Quand le client a payé, cliquez sur Marquer payée, choisissez dans la liste comment il a payé, puis cliquez sur Payé.
4. Quand le client reçoit sa commande, cliquez sur Remis.

• Remis marque aussi la commande comme payée si vous avez sauté l'étape 3. Le stock diminue et l'argent va dans Finances.

1. Ouvrez BioSite.
2. Dans l'onglet Contenu, remplissez au moins Nom de l'entreprise / de la marque et Adresse publique.
3. Vérifiez que l'interrupteur en haut est activé (vert). Désactivé, la page est en Brouillon.
4. Cliquez sur Publier la page la première fois, puis sur Enregistrer les modifications après chaque changement.

• Pour retirer la page d'internet, désactivez l'interrupteur et cliquez sur Enregistrer les modifications.

1. Ouvrez BioSite.
2. Vérifiez que la page est publiée et enregistrée.
3. Cliquez sur Copier le lien en haut.
4. Collez le lien dans WhatsApp, dans votre profil Instagram ou où vous voulez.

• Ouvrir la page publique affiche la page telle que vos clients la voient.

1. Ouvrez BioSite et restez dans l'onglet Contenu.
2. Sous Identité, cliquez sur Importer un logo (ou Remplacer le logo si vous en avez déjà un).
3. Choisissez une image PNG, JPG ou WebP de 1 Mo maximum.
4. Cliquez sur Enregistrer les modifications en haut.

1. Ouvrez BioSite et choisissez l'onglet Design.
2. Sous Forme et mise en page, dans Disposition de l'en-tête, choisissez Couverture.
3. Sous Image de couverture, cliquez sur Importer une image et choisissez une photo.
4. Si vous le souhaitez, changez la Taille de la bannière.
5. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

1. Ouvrez BioSite et choisissez l'onglet Rubriques.
2. Pour déplacer un bloc, maintenez les points à gauche de sa carte et faites-la glisser vers le haut ou le bas.
3. Pour masquer un bloc, touchez l'œil sur sa carte. Touchez-le encore pour réafficher le bloc.
4. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

• La partie du haut avec votre logo reste toujours en premier.

1. Ouvrez BioSite et choisissez l'onglet Liens et réseaux sociaux.
2. Cliquez sur Ajouter un lien.
3. Saisissez le Texte du bouton, par exemple Menu.
4. Collez l'Adresse : le lien complet qui commence par https://.
5. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

• Les flèches changent l'ordre ; la corbeille supprime un lien.

1. Ouvrez BioSite et choisissez l'onglet Liens et réseaux sociaux.
2. Sous Icônes des réseaux sociaux, cliquez sur Ajouter un réseau social.
3. Choisissez le réseau dans la liste, par exemple Instagram.
4. Collez le lien de votre profil, qui commence par https://.
5. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

1. Ouvrez BioSite et restez dans l'onglet Contenu.
2. Sous Bandeau d'annonce, activez Afficher l'annonce.
3. Écrivez le Texte, par exemple Livraison gratuite ce week-end (jusqu'à 140 caractères).
4. Si vous le souhaitez, ajoutez un Lien (facultatif).
5. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

• Pour la retirer, désactivez Afficher l'annonce et enregistrez.

1. Ouvrez BioSite et restez dans l'onglet Contenu.
2. Sous Boutons de contact, saisissez le Numéro WhatsApp avec l'indicatif du pays, uniquement des chiffres, par exemple 447700900123.
3. Si vous le souhaitez, écrivez un Message WhatsApp prérempli : le texte par lequel le client commence.
4. Pour un bouton d'appel, activez Afficher le bouton « Appelez-nous ».
5. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

1. Ouvrez BioSite. Dans l'onglet Contenu, repérez Vitrine et cliquez sur Configurer.
2. Ouvrez l'onglet Produits.
3. À côté d'un produit, cliquez sur Affiché pour le masquer, ou sur Masqué pour le réafficher. C'est enregistré tout de suite.
4. Sous La page principale affiche, choisissez Meilleures ventes, Ma sélection ou Catalogue seul.
5. Cliquez sur Terminé, puis sur Enregistrer les modifications.

• Les nouveaux produits s'ajoutent dans Stock.

1. Ouvrez BioSite. Dans l'onglet Contenu, repérez Vitrine et cliquez sur Configurer.
2. Ouvrez l'onglet Produits et descendez jusqu'à Commandes depuis la page.
3. Activez Retrait et saisissez l'Adresse de retrait.
4. Activez Livraison si vous livrez. Vous pouvez ajouter des Conditions de livraison (facultatif).
5. Cliquez sur Terminé, puis sur Enregistrer les modifications.

• Cette partie apparaît dès que vous avez au moins un produit.

1. Ouvrez BioSite et choisissez l'onglet SEO.
2. Saisissez un Titre de la page et une Description. Si les champs sont vides, votre nom et votre slogan sont utilisés.
3. Pour une image dans les liens partagés, collez un lien https:// vers cette image dans Image de partage (lien https).
4. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

1. Ouvrez Stock et choisissez l'onglet Commandes.
2. Trouvez la commande sous En cours de réalisation.
3. Cliquez sur Annuler la commande en bas de sa carte.
4. Cliquez sur Confirmer.

• Si elle était payée, la vente est annulée, le stock est remis et le paiement est annulé dans Finances.

Votre BioSite est une page publique avec votre nom, vos coordonnées, vos prestations et vos produits. Ouvrez BioSite. L'éditeur s'ouvre sur l'onglet Contenu, et le téléphone à droite affiche un aperçu en direct.

1. Dans Identité, appuyez sur Importer un logo (PNG, JPG ou WebP, 1 Mo maximum).
2. Remplissez Adresse publique : lettres latines, chiffres et tirets. Votre page s'ouvre à l'adresse /bio/ suivie de ce nom, et votre lien de prise de rendez-vous l'utilise aussi. Si vous le changez plus tard, les anciens liens continuent de fonctionner.
3. Saisissez Nom de l'entreprise / de la marque et Slogan / description courte.
4. Dans Boutons de contact, saisissez le Numéro WhatsApp avec l'indicatif du pays, uniquement des chiffres, par exemple 447700900123. Vous pouvez aussi ajouter un Message WhatsApp prérempli, un bouton d'appel, un Nom d'utilisateur Telegram, un lien vers une carte ou vers vos avis (Google Maps, 2GIS ou votre site d'avis). Au Kazakhstan, vous pouvez aussi ajouter un lien de paiement Kaspi.
5. Vérifiez l'interrupteur en haut : activé, il indique Publié ; désactivé, il indique Brouillon.
6. La première fois, appuyez sur Publier la page. Après les modifications suivantes, appuyez sur Enregistrer les modifications. L'aperçu change tout de suite, mais les visiteurs ne voient vos modifications qu'après l'enregistrement.
7. Appuyez sur Copier le lien pour partager la page, ou sur Ouvrir la page publique pour la consulter.

La ligne à côté du titre indique ce qui est prêt : nom et adresse, logo, WhatsApp, produits ou tarifs, publication. Si l'enregistrement s'arrête, corrigez les champs marqués en rouge.

Ouvrez BioSite et choisissez l'onglet Design. Chaque modification s'affiche tout de suite dans l'aperçu.

Partir d'un modèle

1. Dans Modèles de style, appuyez sur une carte. Un seul clic applique une apparence complète.
2. Ajustez ensuite ce que vous voulez plus bas.
3. Appuyez sur Enregistrer les modifications pour l'appliquer à la page en ligne.

• Réinitialiser au modèle rétablit le modèle choisi après vos modifications. Apparence par défaut revient au design standard de votre entreprise.

Couleurs

1. Dans Couleurs, réglez Accent / boutons, Texte, Arrière-plan et Cartes. Le nom de l'entreprise et la ligne en dessous peuvent aussi avoir leurs propres couleurs.
2. Choisissez un Style d'arrière-plan : uni, dégradé, maillage, halo lumineux ou votre propre image.
3. Appuyez sur Enregistrer les modifications.

• Si une couleur de texte serait difficile à lire, la page en ligne la corrige automatiquement.

Forme, couverture et polices

1. Dans Forme et mise en page, choisissez la Disposition de l'en-tête.
2. Avec Couverture, importez une Image de couverture et choisissez la Taille de la bannière.
3. Choisissez ce qui vous plaît pour Forme du logo, Style des boutons, Style des cartes, Arrondi des angles, Espacement, Alignement et Animation d'entrée.
4. Dans Typographie, choisissez les polices pour Titres et Texte principal.
5. Appuyez sur Enregistrer les modifications.

Ordre des blocs

1. Ouvrez l'onglet Rubriques.
2. Faites glisser les cartes pour changer l'ordre.
3. Touchez l'œil pour masquer ou afficher un bloc.
4. Appuyez sur Enregistrer les modifications.

• L'en-tête avec votre logo reste toujours en haut. Les produits, les liens et les icônes de réseaux sociaux peuvent avoir un Titre personnalisé (facultatif).
• Sur Starter, votre BioSite a l’apparence standard et un petit badge « Made with Nexis ». Les modèles, vos propres couleurs et une page sans le badge sont disponibles avec Pro (et pendant l’essai gratuit).

Ouvrez BioSite et allez dans l'onglet Liens et réseaux sociaux.

Boutons de lien

Utilisez-les pour votre menu, votre portfolio, votre site ou n'importe quelle page vers laquelle vous voulez envoyer les gens.

1. Appuyez sur Ajouter un lien. Vous pouvez en avoir jusqu'à 20.
2. Remplissez Texte du bouton (par exemple, Menu) et Adresse :, un lien complet commençant par https://.
3. Choisissez une Icône dans la liste, ou importez la vôtre dans Icône personnalisée (100 Ko max.) : PNG, JPG ou WebP.
4. Changez l'ordre avec les flèches haut et bas. L'icône de corbeille supprime un lien.
5. Appuyez sur Enregistrer les modifications.

Icônes de réseaux sociaux

Une jolie rangée d'icônes rondes.

1. Appuyez sur Ajouter un réseau social (jusqu'à 10).
2. Choisissez le réseau : Instagram, TikTok, YouTube, Telegram, Facebook, X, Threads, LinkedIn ou Site web.
3. Collez l'adresse https:// de votre profil.
4. Appuyez sur Enregistrer les modifications.

Bandeau d'annonce

Une ligne mise en avant tout en haut de la page, idéale pour les offres et les nouveautés.

1. Allez dans l'onglet Contenu.
2. Activez Afficher l'annonce.
3. Écrivez le Texte (140 caractères maximum) et, si vous le souhaitez, ajoutez un Lien (facultatif).
4. Appuyez sur Enregistrer les modifications.

• Dans l'onglet Contenu, ouvrez Blocs de texte et appuyez sur Ajouter un bloc de texte pour ajouter jusqu'à 5 cartes de texte simple, par exemple sur vous, vos horaires d'ouverture ou vos conditions de livraison.
• Vous pouvez déplacer ou masquer les blocs de liens et d'icônes de réseaux sociaux dans l'onglet Rubriques.

Vos clients peuvent commander vos produits directement depuis le BioSite. Les produits, les prix et le stock viennent du Stock, alors ajoutez-les d'abord là-bas.

Activer la boutique

1. Dans BioSite, sur l'onglet Contenu, trouvez Vitrine et appuyez sur Configurer.
2. Ouvrez l'onglet Produits. Sous La page principale affiche, choisissez Meilleures ventes, Ma sélection ou Catalogue seul, puis Combien. Le bouton Affiché / Masqué à côté de chaque produit est enregistré tout de suite. Les produits épuisés sont masqués jusqu'au réapprovisionnement.
3. Sous Commandes depuis la page, activez Retrait (ajoutez l'Adresse de retrait), Livraison, ou les deux.
4. Appuyez sur Terminé, puis sur Enregistrer les modifications. Le bloc Produits doit être visible dans l'onglet Rubriques.

Ce que fait le client

Le client ajoute des produits au panier et appuie sur Commander. Il choisit le retrait ou la livraison (avec une adresse), un jour dans les deux prochaines semaines et un créneau : 10:00–13:00, 13:00–16:00, 16:00–19:00 ou 19:00–21:00. Ensuite, il laisse son nom et un numéro WhatsApp et choisit comment payer. Seuls les moyens que vous avez activés dans Finances sont proposés : à la réception, carte bancaire, paiement en plusieurs fois et, au Kazakhstan, Kaspi. Un code promo et un commentaire sont facultatifs.

Après la commande

Le client voit le numéro de commande et Code de votre commande à donner lors du retrait. Si votre WhatsApp est connecté, il reçoit aussi la commande sur WhatsApp et répond OUI pour confirmer ou NON pour annuler. La commande apparaît dans Stock → Commandes, sous En cours de réalisation.

Ouvrez Finances et choisissez l'onglet Paiements et promotions. Tout ce qui se trouve ici est montré aux clients à la commande sur votre BioSite. Chaque ligne a un interrupteur et une icône de corbeille.

Moyens de paiement

1. Sous Moyens de paiement, activez ceux que vous acceptez : À la réception et Carte bancaire.
2. Pour Carte bancaire, collez le Lien de la page de paiement de votre banque ou de votre service de paiement, par exemple Stripe ou PayPal.
3. Appuyez sur Enregistrer dans la barre en bas.

• Au moins un moyen reste activé.
• Au Kazakhstan : il y a aussi Kaspi. Activez-le et collez votre Lien Kaspi Pay ; il doit commencer par https://kaspi.kz/.

Promotions

1. Sous Promotions et remises, appuyez sur Achetez 3, payez 2, Achetez 2, payez 1 ou Remise %.
2. Modifiez le Nom vu par les clients.
3. Choisissez Sur quoi elle s'applique : Toute la boutique, Catégories ou Produits. Si besoin, réglez les dates.
4. Appuyez sur Enregistrer.

• Les promotions s'appliquent toutes seules. Chaque produit reçoit la meilleure, jamais deux.

Codes promo

1. Appuyez sur Ajouter un code promo.
2. Saisissez le Code, choisissez % ou un montant fixe, puis la remise.
3. Si vous le souhaitez, réglez Commande min. (₸), une Limite d'utilisations et des dates.
4. Appuyez sur Enregistrer.

• Le client saisit le code à la commande ; les clients ne voient jamais votre liste de codes. Le code est déduit après les promotions.

Paiement en plusieurs fois

1. Sous Paiements en plusieurs fois, appuyez sur Ajouter un programme et saisissez son nom, par exemple 0 % sur 12 mois.
2. Réglez les Mois et À partir de (₸).
3. Appuyez sur Enregistrer.

• Les clients voient un programme comme moyen de paiement quand la commande atteint ce montant. La boutique utilise tout de suite les modifications enregistrées.
• Au Kazakhstan : des boutons prêts à l'emploi (Kaspi 0-0-12, Kaspi 0-0-24, Kaspi Red et Halyk) ajoutent un programme en un geste, et Autre banque ajoute le vôtre.
• Les codes promo sont disponibles avec Pro (et pendant l’essai gratuit).

Vos prestations et vos prix viennent du Calendrier. Ajoutez-les ou modifiez-les là-bas ; le BioSite choisit seulement ce qu'il affiche.

Bouton de prise de rendez-vous

1. Dans BioSite, sur l'onglet Contenu, trouvez Boutons de contact.
2. Activez Afficher le bouton de prise de rendez-vous en ligne.
3. Appuyez sur Enregistrer les modifications.

• Sur la page, le bouton affiche « Réserver en ligne » et ouvre votre page de réservation à l'adresse /book/ suivie de votre adresse publique. Le client y choisit une prestation, un spécialiste et un horaire. Pour déplacer ou masquer le bouton, utilisez Bouton de prise de rendez-vous dans l'onglet Rubriques.

Prestations recommandées

1. Sur l'onglet Contenu, trouvez Vitrine et appuyez sur Configurer.
2. Sur l'onglet Prestations, touchez l'étoile à côté de 4 prestations au maximum.
3. Appuyez sur Terminé, puis sur Enregistrer les modifications.

• Elles apparaissent sous forme de cartes juste sous le bouton de prise de rendez-vous, chacune avec un bouton « Réserver » qui ouvre la réservation pour cette prestation. Sans le bouton de prise de rendez-vous, les cartes n'ont pas de bouton « Réserver ».

Tarifs

1. Dans la même fenêtre, sur l'onglet Prestations, cochez les prestations que les tarifs affichent. Utilisez Tout sélectionner ou Effacer.
2. Appuyez sur Terminé, puis sur Enregistrer les modifications.

• Quand toutes les prestations sont cochées, les nouvelles prestations apparaissent sur la page automatiquement. Pour masquer tous les tarifs, désactivez Tarifs dans l'onglet Rubriques.

1. Ouvrez Calendrier.
2. Appuyez sur Paramètres de réservation. L’onglet Prestations s’ouvre.
3. Appuyez sur Ajouter un service.
4. Saisissez le Nom de la prestation, par exemple « Manucure ».
5. Remplissez Durée (minutes) et Prix.
6. Appuyez sur Ajouter une prestation.

• Vos clients peuvent maintenant choisir cette prestation sur votre page de réservation.

1. Ouvrez Calendrier.
2. Appuyez sur Ajouter un rendez-vous, ou cliquez sur un créneau libre dans le calendrier.
3. Remplissez Client et Téléphone.
4. Choisissez la Prestation et le Spécialiste, ou laissez N'importe quel disponible.
5. Vérifiez la Date et le Temps.
6. Appuyez sur Ajouter un rendez-vous.

• Les rendez-vous que vous ajoutez vous-même n’envoient aucun message WhatsApp automatique.

1. Ouvrez Calendrier.
2. Cliquez sur la visite dans le calendrier ou dans Prochains rendez-vous.
3. La fenêtre Détails du rendez-vous s’ouvre. Vérifiez que c’est le bon client.
4. Appuyez sur Annuler.

• Le créneau redevient libre. Le client n’est pas prévenu automatiquement : informez-le vous-même.

1. Ouvrez Calendrier et appuyez sur Paramètres de réservation.
2. Dans l’onglet Prestations, repérez la prestation.
3. Appuyez sur le crayon à côté.
4. Modifiez le nom, le prix ou la durée.
5. Appuyez sur Enregistrer les modifications.

• Pour supprimer une prestation, appuyez sur la corbeille à côté, puis sur Supprimer définitivement.

1. Ouvrez Calendrier et appuyez sur Paramètres de réservation.
2. Appuyez sur Nouvelle catégorie.
3. Saisissez le nom, par exemple « Ongles », et appuyez sur Créer.
4. Un formulaire de prestation s’ouvre dans la nouvelle catégorie. Remplissez-le et appuyez sur Ajouter une prestation.
5. Pour déplacer une prestation que vous avez déjà, appuyez sur son crayon, choisissez la Catégorie et appuyez sur Enregistrer les modifications.

• Vos clients voient les prestations regroupées de la même façon.

1. Ouvrez Calendrier et appuyez sur Paramètres de réservation.
2. Ouvrez l’onglet Spécialistes.
3. Remplissez Nom complet et titre et Spécialisation / rôle.
4. Sous Services traités, cochez les prestations que cette personne réalise.
5. Appuyez sur Ajouter un spécialiste.

• Si vous ne cochez aucune prestation, le spécialiste peut assurer toutes les prestations.

1. Ouvrez Calendrier, appuyez sur Paramètres de réservation, puis sur Spécialistes.
2. Appuyez sur le crayon de la fiche du spécialiste.
3. Sous Jours de congé, appuyez sur Ajouter un jour de congé et choisissez la date.
4. Ajoutez d’autres dates de la même façon si besoin.
5. Appuyez sur Enregistrer les modifications.

• Ces jours-là, les clients ne verront aucun créneau libre avec cette personne.

1. Ouvrez Calendrier, appuyez sur Paramètres de réservation, puis sur Spécialistes.
2. Repérez la fiche de la personne.
3. Appuyez sur Affiché. Le bouton devient Masqué.
4. Pour la réafficher plus tard, appuyez sur Masqué.

• Un spécialiste masqué n’apparaît ni sur la page de réservation ni sur le BioSite, mais votre équipe peut toujours le réserver dans le Calendrier.

1. Ouvrez Calendrier et appuyez sur Paramètres de réservation.
2. Ouvrez l’onglet Horaires de travail.
3. Utilisez l’interrupteur à côté de chaque jour pour l’ouvrir ou le fermer.
4. Réglez l’heure d’ouverture et de fermeture de chaque jour ouvert.
5. Appuyez sur Enregistrer.

• Mêmes horaires chaque jour copie les horaires du premier jour ouvert sur tous les jours ouverts.

1. Ouvrez Calendrier et appuyez sur Paramètres de réservation.
2. Ouvrez l’onglet Vacances & jours de congé.
3. Sous Ajouter un jour non ouvrable, choisissez la date.
4. Écrivez le motif, par exemple « Jour de repos ».
5. Appuyez sur Ajouter un séjour.

• Pour rouvrir le jour, appuyez sur la corbeille à côté dans Jours non ouvrables déclarés, puis sur Supprimer définitivement.

1. Ouvrez Calendrier.
2. Appuyez sur Ouvrir la page de réservation en haut. Votre page de réservation s’ouvre dans un nouvel onglet.
3. Copiez l’adresse dans la barre d’adresse du navigateur.
4. Envoyez-la à vos clients sur WhatsApp ou ajoutez-la à votre profil Instagram.

• Sur cette page, les clients choisissent une prestation et un créneau libre et réservent sans vous appeler.

1. Ouvrez Calendrier et cliquez sur la visite.
2. Notez le nom du client, son téléphone et la prestation.
3. Appuyez sur Annuler.
4. Appuyez sur Ajouter un rendez-vous.
5. Remplissez le même client et la même prestation, puis choisissez la nouvelle Date et le nouveau Temps.
6. Appuyez sur Ajouter un rendez-vous.

• Il n’y a pas encore de bouton pour déplacer, c’est donc ainsi que l’on change l’heure. Annoncez vous-même la nouvelle heure au client.

1. Ouvrez Calendrier.
2. Cliquez sur la visite.
3. Appuyez sur Complète.
4. Le statut passe à Terminé.

• Si le client paie, appuyez plutôt sur Accepter le paiement (POS / Carte) : cela enregistre l’argent et termine la visite. Après Complète, le bouton de paiement disparaît.

1. Ouvrez Calendrier et cliquez sur la visite.
2. Appuyez sur Accepter le paiement (POS / Carte).
3. Choisissez comment le client a payé : Espèces, Carte (terminal POS) ou Virement bancaire.
4. Vérifiez le Montant du paiement.
5. Appuyez sur Record de paiement. La visite passe à Terminé.
6. Appuyez sur WhatsApp pour envoyer le reçu, ou sur Terminé pour fermer.

• Avant d’enregistrer, regardez la ligne Enregistré comme : elle indique le mode qui sera sauvegardé.
• Au Kazakhstan : les modes Kaspi (Kaspi QR, Kaspi Gold et autres) sont dans la liste sous les boutons.

1. Ouvrez Calendrier.
2. Dans le menu Tous les spécialistes au-dessus du calendrier, choisissez la personne.
3. Appuyez sur Jour, Semaine ou Mois sous le calendrier.
4. Utilisez les flèches pour reculer ou avancer, ou appuyez sur Aujourd’hui.

• Choisissez de nouveau Tous les spécialistes pour voir tout le monde.

Les prestations sont ce que vos clients choisissent sur votre page de réservation. Chaque prestation a un nom, une durée et un prix.

1. Ouvrez Calendrier et appuyez sur Paramètres de réservation, puis sur Prestations.
2. Appuyez sur Ajouter un service. Pour regrouper des prestations, appuyez d’abord sur Nouvelle catégorie (par exemple, Ongles).
3. Remplissez Nom de la prestation, Durée (minutes) et Prix. Si le prix dépend du travail, remplissez les deux champs de prix : le client voit une fourchette, par exemple 10 000–14 000.
4. Si vous le souhaitez, ajoutez une Courte note (facultatif) de 30 caractères maximum et choisissez une Catégorie.
5. Appuyez sur Ajouter une prestation.

Modifier ou supprimer une prestation

1. Appuyez sur le crayon à côté de la prestation, modifiez-la, puis appuyez sur Enregistrer les modifications.
2. Pour supprimer une prestation, appuyez sur la corbeille à côté d’elle, puis sur Supprimer définitivement.

Supprimer une catégorie ne supprime pas ses prestations : elles passent dans Sans catégorie.

Paiement à la réservation

Si les paiements en ligne sont connectés dans Intégrations, chaque prestation a un champ Paiement en ligne à la réservation :

• Réglage général de l’entreprise utilise l’acompte défini dans Intégrations.
• Pas de paiement en ligne, Prix complet en ligne, Acompte (%) ou Acompte (montant fixe) s’appliquent à cette prestation seulement.

Les rendez-vous que votre équipe ajoute à la main ne sont jamais payés en ligne. Vos clients voient vos prestations regroupées dans les mêmes catégories.

Les spécialistes sont les personnes que vos clients peuvent choisir en réservant. Si vous n’en ajoutez aucun, les clients réservent l’entreprise dans son ensemble.

1. Ouvrez Calendrier, appuyez sur Paramètres de réservation, puis sur Spécialistes.
2. Remplissez Nom complet et titre et Spécialisation / rôle. Les deux sont obligatoires.
3. Sous Services traités, cochez ce que fait cette personne. Si vous ne cochez rien, elle peut assurer toutes les prestations.
4. Sous Jours et heures de travail, gardez Horaires de l’entreprise ou choisissez Horaires propres et réglez les jours et les heures. Un spécialiste ne peut travailler que les jours où l’entreprise est ouverte.
5. Sous Jours de congé, utilisez Ajouter un jour de congé pour un arrêt maladie ou des vacances. Vos clients ne verront pas de créneaux libres avec cette personne ces jours-là.
6. Ajoutez une Photo de profil si vous le souhaitez, puis appuyez sur Ajouter un spécialiste.

Modifier un spécialiste

1. Appuyez sur le crayon sur sa fiche.
2. Changez ce qu’il faut et appuyez sur Enregistrer les modifications.

Masquer quelqu’un pour un temps

1. Sur la fiche de la personne, appuyez sur Affiché. Le bouton devient Masqué.
2. Pour la réafficher, appuyez sur Masqué.

Une personne masquée disparaît de la page de réservation, du BioSite et des propositions de l’assistant AI, mais votre équipe peut toujours lui attribuer des rendez-vous dans le Calendrier.

Notes

Après une visite, les clients peuvent noter un spécialiste. L’interrupteur Afficher les notes aux clients décide si les clients voient les étoiles au moment de réserver. S’il est désactivé, les notes sont quand même collectées et vous êtes seul à les voir.

Les clients ne peuvent réserver que pendant vos horaires de travail, et jamais un jour non travaillé. Une entreprise sans le Calendrier règle ses horaires dans les Paramètres : voir horaires d’ouverture sans le Calendrier.

Horaires de travail

1. Ouvrez Calendrier, appuyez sur Paramètres de réservation, puis sur Horaires de travail.
2. Utilisez l’interrupteur à côté de chaque jour pour l’ouvrir ou le fermer, et réglez l’heure d’ouverture et de fermeture.
3. Une heure de fermeture plus tôt que l’heure d’ouverture signifie que vous fermez après minuit, par exemple 18:00–02:00.
4. Mêmes horaires chaque jour copie les horaires du premier jour ouvert sur tous les jours ouverts. Ouvert 24h/24, 7j/7 ouvre tous les jours, jour et nuit.
5. Appuyez sur Enregistrer.

Jours fériés et jours de congé

1. Ouvrez Vacances & jours de congé.
2. Sous Ajouter un jour non ouvrable, choisissez la date, écrivez un motif et appuyez sur Ajouter un séjour. Les boutons Préréglages rapides sont les jours fériés du Kazakhstan ; dans un autre pays, ajoutez vos propres jours fériés par date.
3. Vos jours sont listés sous Jours non ouvrables déclarés. Appuyez sur la corbeille pour en supprimer un.

Jours fériés officiels

Ajoutez les jours fériés officiels de votre pays comme jours de congé (voir ci-dessus), pour que personne ne puisse réserver ces jours-là.

• Au Kazakhstan : les jours fériés officiels sont fermés à la réservation automatiquement, même s’ils ne figurent pas dans votre liste : 1–2 janvier, 7 janvier, 8 mars, 21–23 mars, 1, 7 et 9 mai, 6 juillet, 30 août, 25 octobre et 16 décembre. Cela s’applique aux entreprises à l’heure du Kazakhstan (le Fuseau horaire dans les Paramètres). À ces dates, ni les clients ni votre équipe ne peuvent ajouter de réservation.

Chaque entreprise a sa propre page de réservation. Vos clients y réservent sans vous appeler.

Trouver et partager le lien

1. Dans Calendrier, appuyez sur Ouvrir la page de réservation en haut.
2. Copiez l’adresse depuis le navigateur.
3. Envoyez-la à vos clients ou ajoutez-la à votre profil Instagram.

Votre BioSite affiche un bouton Réserver en ligne qui ouvre la même page. Vous pouvez le masquer dans l’éditeur du BioSite avec Afficher le bouton de prise de rendez-vous en ligne.

Ce que fait le client

1. Il choisit une prestation.
2. Il choisit un spécialiste, ou n’importe lequel.
3. Il choisit une date dans les 14 prochains jours.
4. Il choisit un créneau libre.
5. Il saisit son nom et son numéro WhatsApp et appuie sur Confirmer la réservation.

Après la réservation, le client voit Votre code de visite : un code personnel de 8 caractères pour cette visite. Si la prestation demande un paiement en ligne, le client reçoit aussi un bouton de paiement. Le créneau est réservé pendant 30 minutes ; s’il ne paie pas, il redevient disponible pour les autres.

Ce que vous recevez

La visite apparaît dans le Calendrier, et le client apparaît dans Clients à l’étape Réservé. Si WhatsApp est connecté et que les messages de réservation sont activés, le client reçoit aussi les détails sur WhatsApp.

Nexis peut écrire à chaque client au sujet de sa visite depuis votre propre numéro WhatsApp, dans la langue de sa réservation. Une boutique ou un café reçoit plutôt des messages sur les commandes : voir messages automatiques selon l’activité.

Les deux messages

• Confirmer chaque réservation : juste après la réservation, le client reçoit la date, l’heure, la prestation et l’adresse, et on lui demande de répondre OUI ou NON. Si un acompte est nécessaire, ce message part une fois l’acompte payé.
• « Vous venez aujourd’hui ? » le jour J : à 9:00 le jour de la visite (et au moins une heure avant la visite), on pose à nouveau la question au client. Il n’est envoyé que si la visite a lieu un autre jour que celui de la réservation.

OUI confirme la visite. NON l’annule et libère le créneau, et le client reçoit un lien pour réserver à un autre moment. Vous voyez la réponse dans les détails de la visite, à côté de WhatsApp, par exemple Le client a confirmé sur WhatsApp.

Les activer ou les désactiver

1. Ouvrez Automatisations dans AI et automatisations.
2. Trouvez Messages à vos clients.
3. Utilisez l’interrupteur à côté de chaque message. Voir le message affiche le texte exact.

Seul le propriétaire ou un administrateur peut modifier ces interrupteurs.

Quand rien n’est envoyé

• WhatsApp n’est pas connecté.
• Votre essai gratuit est terminé et aucun forfait n’est encore choisi.
• La visite a été ajoutée par votre équipe dans le Calendrier.
• Le premier message est désactivé : dans ce cas, la question du jour J n’est pas envoyée non plus.

Ajouter un rendez-vous

1. Dans Calendrier, appuyez sur Ajouter un rendez-vous, ou cliquez sur un créneau libre dans la grille du calendrier.
2. Remplissez Client et Téléphone.
3. Choisissez la Prestation et le Spécialiste (ou N'importe quel disponible).
4. Vérifiez la Date et le Temps.
5. Appuyez sur Ajouter un rendez-vous.

Votre équipe peut ajouter une visite pour tout de suite ou pour plus tôt dans la journée. Les horaires de travail et les jours fériés s’appliquent toujours. Les visites que vous ajoutez ne déclenchent aucun message WhatsApp ni paiement en ligne.

Ouvrir une visite

1. Cliquez sur une visite dans le calendrier ou dans Prochains rendez-vous.
2. La fenêtre Détails du rendez-vous affiche le client, le téléphone, le Code de visite, l’heure, la prestation, le spécialiste et le statut.

Encaisser un paiement

1. Dans la visite, appuyez sur Accepter le paiement (POS / Carte). Le montant est le prix de la prestation moins l’acompte déjà payé en ligne, le cas échéant.
2. Choisissez comment le client a payé.
3. Appuyez sur Record de paiement. La visite passe à Terminé, et l’argent apparaît dans Finances.

Terminer sans paiement

1. Ouvrez la visite.
2. Appuyez sur Complète. Après cela, on ne peut plus encaisser de paiement depuis la visite.

Annuler

1. Ouvrez la visite.
2. Appuyez sur Annuler. Le créneau redevient libre.

Les mêmes boutons sont dans la vue Tableau. Les boutons Jour, Semaine et Mois sous le calendrier changent l’affichage, et Tous les spécialistes filtre par personne.

Après une visite, un client peut donner au spécialiste de 1 à 5 étoiles. Il n’y a pas d’avis écrit et aucun nom de client n’est affiché : seulement la moyenne du spécialiste. Nexis peut aussi demander la note tout seul sur WhatsApp : voir la question d’avis automatique.

Demander une note à un client

1. Dans Calendrier, ouvrez la visite.
2. Appuyez sur Demander une note sur WhatsApp. WhatsApp s’ouvre sur votre appareil avec un message prêt et le lien de notation personnel du client. Envoyez-le.

Le bouton n’apparaît que si un spécialiste a été choisi pour la visite, si la visite a commencé ou est terminée, et si elle n’a pas été annulée.

Le client ouvre le lien, voit la photo et le nom du spécialiste, choisit les étoiles et appuie sur Envoyer la note. Chaque visite ne peut être notée qu’une seule fois, et seulement après sa fin.

Où voir les notes

• Dans Spécialistes : chaque fiche affiche la moyenne et le nombre de notes, ou Pas encore d’avis.
• Dans les détails de la visite, sous Note du spécialiste.
• Dans la vue Tableau, à côté du nom du client.

Afficher ou masquer les étoiles

1. Ouvrez Spécialistes.
2. Utilisez l’interrupteur Afficher les notes aux clients.

Quand il est activé, les clients voient les étoiles en choisissant un spécialiste sur la page de réservation. Quand il est désactivé, les notes sont quand même collectées et vous êtes seul à les voir.

1. Ouvrez Menu & commandes et restez dans l'onglet Carte.
2. Cliquez sur Plat.
3. Saisissez le Nom du plat et le Prix. Choisissez la Rubrique, par exemple Desserts.
4. Cliquez sur Ajouter une photo et choisissez une image.
5. Cliquez sur Enregistrer le plat.

• Le poids et les calories se mettent sous Portion (facultatif).

1. Ouvrez Menu & commandes et restez dans l'onglet Carte.
2. Trouvez le plat. Vous pouvez saisir son nom dans Rechercher des plats.
3. Cliquez sur l'œil à côté du plat. Il est marqué Masqué et les clients ne le voient plus.
4. Quand le plat est de nouveau disponible, cliquez encore sur l'œil.

1. Ouvrez Menu & commandes et restez dans l'onglet Carte.
2. Cliquez sur Rubrique.
3. Saisissez le nom, par exemple Desserts, et cliquez sur Enregistrer.
4. Pour renommer une rubrique, cliquez sur le crayon à côté de son nom, saisissez le nouveau nom et cliquez sur Enregistrer.

• Les flèches à côté d'une rubrique la montent ou la descendent. Le menu de votre BioSite suit le même ordre.

1. Ouvrez Menu & commandes et choisissez l'onglet Commandes et livraison.
2. Une nouvelle commande apparaît sous Nouveau avec un son. Cliquez sur Lancer la préparation.
3. Quand le plat est prêt, cliquez sur Prêt.
4. Pour une livraison, cliquez sur Envoyer et choisissez un livreur. Pour un retrait, sautez cette étape.
5. Quand le client a sa commande, cliquez sur Remis. S'il paie à la réception, choisissez Espèces, Carte ou Virement (au Kazakhstan aussi Kaspi QR).

• Plus de détails dans Travailler avec le tableau des commandes.

1. Ouvrez Menu & commandes et choisissez l'onglet Commandes et livraison.
2. Sur une commande de livraison prête, cliquez sur Envoyer.
3. Touchez l'un de vos livreurs, ou saisissez le Nom du livreur et son téléphone.
4. Cliquez sur Envoyer. Si votre WhatsApp est connecté, le client reçoit un message indiquant que sa commande est en route.

• Là où Yandex Delivery est disponible et connecté, vous pouvez cliquer sur Appeler un coursier Yandex à la place. Vos propres livreurs se règlent dans Livraison et horaires.

1. Ouvrez Menu & commandes et choisissez l'onglet Commandes et livraison.
2. Trouvez la commande sur le tableau.
3. Cliquez sur la croix en bas de sa carte.
4. Cliquez sur OK pour confirmer.

• Pour une commande payée, le paiement est annulé dans Finances. Une commande payée à la Caisse ne peut pas être annulée ici : remboursez plutôt son reçu.

1. Ouvrez Menu & commandes, choisissez Commandes et livraison et cliquez sur Livraison et horaires.
2. Sous Prix de livraison, choisissez Par zones.
3. Cliquez sur Ajouter une zone.
4. Remplissez Secteur, Frais et, si besoin, Commande min..
5. Cliquez sur Enregistrer.

• Livraison gratuite dès rend la livraison gratuite quand la commande atteint ce montant.

1. Ouvrez Menu & commandes, choisissez Commandes et livraison et cliquez sur Livraison et horaires.
2. Sous Horaires (tous les jours), réglez Ouverture et Fermeture.
3. Cliquez sur Enregistrer.

• En dehors de ces horaires, les clients peuvent quand même commander pour plus tard. Laissez les deux champs vides si vous êtes toujours ouvert.

Menu & commandes est un module payant pour les cafés et les restaurants. Ouvrez Menu & commandes et restez sur l'onglet Carte. Vos plats s'affichent sur votre BioSite comme carte, dans le même ordre de rubriques.

Rubriques

1. Appuyez sur Rubrique, saisissez un nom, par exemple Desserts, et appuyez sur Enregistrer.
2. Pour renommer une rubrique, appuyez sur le crayon à côté. Tous les plats passent sous le nouveau nom.
3. Pour changer l'ordre, appuyez sur les flèches à côté d'une rubrique.

Ajouter un plat

1. Appuyez sur Plat, ou sur le plus à côté d'une rubrique.
2. Remplissez Nom du plat. Tout le reste est facultatif : Rubrique, Prix, Description.
3. Appuyez sur Ajouter une photo. Les photos carrées sont les plus jolies.
4. Sous Portion (facultatif), ajoutez Poids, g, Calories (kcal) et, si vous le souhaitez, les protéines, les lipides et les glucides.
5. Cochez Populaire : l'afficher en premier et laissez Afficher sur la carte activé.
6. Appuyez sur Enregistrer le plat.

Plats populaires et masqués

• L'étoile marque un plat comme populaire : il s'affiche en premier, sous « Populaires ».
• L'œil masque un plat de la carte ou le réaffiche, par exemple quand il est épuisé.
• Le crayon modifie un plat.

Quand iiko est connecté, les plats de la liste d'arrêt iiko sont masqués et marqués Liste d'arrêt automatiquement, puis reviennent quand iiko les retire. Le nom, le prix, le poids et les calories des plats iiko se mettent à jour à chaque importation ; votre rubrique, votre photo et la marque populaire restent.

L’intégration iiko est disponible avec Pro (et pendant l’essai gratuit).

Ouvrez Menu & commandes et choisissez l'onglet Commandes et livraison. Le tableau se met à jour tout seul toutes les quelques secondes, et une nouvelle commande déclenche un court son (Son activé / Son coupé).

Colonnes : Nouveau, En cuisine, Prêt, En route, Remis. Chaque carte indique les plats, la note du client, le retrait ou la livraison avec l'adresse, le nom et le téléphone du client, le total et si la commande est payée.

Les boutons

1. Lancer la préparation fait passer la commande à En cuisine et la confirme.
2. Prêt la fait passer à Prêt. Pour un retrait, le client reçoit un message WhatsApp indiquant que la commande est prête, avec votre adresse.
3. Pour une livraison, Envoyer ouvre une fenêtre : choisissez l'un de vos livreurs ou saisissez un nom, ou appuyez sur Appeler un coursier Yandex (là où la livraison Yandex fonctionne et est connectée). Le client reçoit un message WhatsApp indiquant que la commande est en route.
4. Remis termine la commande et la déplace dans la colonne Remis. Si le client paie à la réception, Nexis demande comment il a payé : Espèces, Carte ou Virement (au Kazakhstan, aussi Kaspi QR). Le montant est enregistré dans Finances.

Les commandes à retrait sautent l'étape En route. Les messages WhatsApp ne sont envoyés que si votre WhatsApp est connecté.

Annuler

1. Appuyez sur la croix de la carte.
2. Appuyez sur OK pour confirmer.

• Si la commande était déjà payée, ses ventes sont annulées, le stock est remis et le paiement est annulé dans Finances. Une commande payée à la Caisse ne peut pas être annulée ici : faites un remboursement depuis son reçu.

Ouvrez Menu & commandes, choisissez Commandes et livraison et appuyez sur Livraison et horaires. Quand vous avez terminé, appuyez sur Enregistrer en bas de la fenêtre.

Délais et « dès que possible »

1. Réglez Préparation, min et Livraison, min.
2. Cochez Les clients peuvent commander « dès que possible » si vous le souhaitez.

• À la commande, le client se voit alors proposer Dès que possible avec l'heure prévue, ou À une heure précise avec un jour et un créneau.

Horaires d'ouverture

1. Sous Horaires (tous les jours), réglez Ouverture et Fermeture : les deux ou aucun.

• En dehors de ces horaires, « dès que possible » est désactivé, mais les clients peuvent quand même commander pour plus tard. Vide signifie toujours ouvert.

Prix de livraison par zones

1. Sous Prix de livraison, choisissez Par zones.
2. Appuyez sur Ajouter une zone et remplissez Secteur, Frais et, si besoin, Commande min.
3. À la commande, le client choisit son secteur et les frais s'ajoutent à la commande. En dessous du minimum, il ne peut pas commander pour ce secteur. Sans zones, la livraison est sans frais.

Livraison gratuite et livreurs

1. Remplissez Livraison gratuite dès pour rendre la livraison gratuite quand la commande atteint ce montant.
2. Sous Vos livreurs, appuyez sur Ajouter un livreur et saisissez noms et téléphones, pour pouvoir les choisir quand vous envoyez une commande.
3. Appuyez sur Enregistrer.

• Le retrait et la livraison eux-mêmes s'activent dans votre BioSite : Contenu → Vitrine → Configurer → Produits → Commandes depuis la page.

La livraison Yandex ne fonctionne que dans les villes et les pays où Yandex Delivery est présent. Partout ailleurs, envoyez vos commandes avec vos propres livreurs.

Connecter

1. Ouvrez Intégrations, trouvez Livraison Yandex et appuyez sur Configurer.
2. Collez le Jeton API de votre compte professionnel Yandex Delivery.
3. Remplissez Adresse de retrait, Nom du point de retrait et Téléphone du point de retrait : l'endroit où les coursiers récupèrent les commandes.
4. Choisissez le Type de coursier : Livreur ou Express (voiture).
5. Si vous le souhaitez, ajoutez une Majoration et choisissez Arrondir à. Le client paie le prix Yandex plus la majoration, arrondi au supérieur.
6. Appuyez sur Connecter.

Prix en direct à la commande

1. Dans Menu & commandes, choisissez Commandes et livraison et appuyez sur Livraison et horaires.
2. Sous Prix de livraison, choisissez Livraison Yandex (prix en direct).
3. Appuyez sur Enregistrer.

• Le client saisit son adresse à la commande et voit le prix de livraison et le nombre de minutes prévu. Livraison gratuite dès s'applique toujours.

Appeler un coursier

1. Quand une commande à livrer est prête, appuyez sur Envoyer.
2. Appuyez sur Appeler un coursier Yandex.
3. Suivez l'état Yandex et le nom du coursier sur la carte. Suivre ouvre la page de suivi.

• Le client reçoit le lien de suivi sur WhatsApp. Quand une commande payée est livrée, elle passe toute seule à Remis. Si Yandex annule ou si la livraison échoue, la commande revient à Prêt pour que vous puissiez la renvoyer.
• Si vous annulez la commande, la livraison Yandex est aussi annulée tant que c'est encore gratuit, avant que le coursier ne récupère la commande. Si Yandex ne trouve pas l'adresse, appelez le client et envoyez votre propre livreur.

Ouvrez la Carte, ouvrez un plat et repérez Ce qu’il contient (facultatif).

• Ingrédients : de quoi le plat est fait, avec vos mots.
• Appuyez sur Halal, Végétarien, Végan ou Épicé si cela s’applique.
• Sous Contient des allergènes, cochez uniquement ce qui se trouve vraiment dans le plat.

Sur la carte de votre BioSite, les marques s’affichent sur le plat et les allergènes en dessous. L’assistant AI répond d’après ces marques. Tout ce que vous n’avez pas coché devient « je vérifie avec la cuisine », jamais « sans », et pour une allergie grave, l’AI ajoute toujours que la cuisine doit confirmer.

1. Ouvrez Caisse et restez dans l'onglet Vente.
2. Touchez les produits ou prestations que le client achète. Ils apparaissent dans Reçu en cours.
3. Cliquez sur le bouton noir avec le total, par exemple Encaisser 5 000.
4. Choisissez comment le client paie, par exemple Espèces.
5. Cliquez sur Encaisser 5 000.
6. Cliquez sur Imprimer le reçu, ou sur Nouvelle vente pour le client suivant.

• Le service doit d'abord être ouvert.

1. Ouvrez Caisse et choisissez l'onglet Service.
2. Comptez les espèces du tiroir.
3. Saisissez le montant dans Espèces dans le tiroir (0 si le tiroir est vide).
4. Cliquez sur Ouvrir le service.

• Le badge en haut indique maintenant que le service est ouvert, et vous pouvez vendre.

1. Ouvrez Caisse et ajoutez les articles dans l'onglet Vente.
2. Cliquez sur le bouton avec le total, par exemple Encaisser 5 000.
3. Cliquez sur Fractionner le paiement.
4. Sur chaque ligne, choisissez le moyen de paiement et saisissez le montant, par exemple 3 000 en Espèces et 2 000 par Carte (terminal POS).
5. Quand les montants égalent le total, cliquez sur Encaisser 5 000.

• Ajouter un paiement ajoute une ligne de plus.

1. Ouvrez Caisse et ajoutez les articles dans l'onglet Vente.
2. Pour un article : touchez sa ligne, saisissez le montant dans Remise sur cette ligne et cliquez sur Enregistrer.
3. Pour tout le reçu : saisissez le montant dans Remise sur le reçu sous les articles.
4. Vérifiez le nouveau Total et encaissez comme d'habitude.

1. Ouvrez Caisse et restez dans l'onglet Vente.
2. Cliquez sur Montant libre.
3. Remplissez De quoi s'agit-il, par exemple Emballage cadeau, et le Prix.
4. Cliquez sur Ajouter au reçu.
5. Encaissez comme d'habitude.

1. Ouvrez Caisse et restez dans l'onglet Vente.
2. Ouvrez Visites du jour (visites non payées) ou Commandes (commandes du BioSite non payées).
3. Touchez la visite ou la commande. Elle passe sur le reçu.
4. Cliquez sur le bouton avec le total et encaissez comme d'habitude.

• Une visite ou une commande par reçu. Vous pouvez y ajouter des produits.

1. Ouvrez Caisse et choisissez l'onglet Reçus.
2. Dans la zone de recherche, saisissez le numéro du reçu, le nom ou le téléphone du client, ou un article.
3. Touchez le reçu pour l'ouvrir.
4. Cliquez sur Imprimer, ou vérifiez le téléphone et cliquez sur WhatsApp.

• L'envoi nécessite que votre WhatsApp soit connecté.

1. Ouvrez Caisse, choisissez l'onglet Reçus et ouvrez le reçu.
2. Cliquez sur Rembourser.
3. Sous Qu'est-ce qui est rendu ?, choisissez combien de chaque article reviennent, ou cliquez sur Tout.
4. Dans Remboursement par, choisissez comment vous rendez l'argent.
5. Cliquez sur le bouton avec le montant, par exemple Rembourser 5 000.

• Seuls le propriétaire, un administrateur ou un responsable peuvent rembourser, et le service doit être ouvert.

1. Ouvrez Caisse et choisissez l'onglet Service.
2. Cliquez sur Apport d'espèces (argent ajouté) ou Retrait d'espèces (argent retiré).
3. Saisissez le Montant et la Raison, par exemple Paiement du livreur.
4. Cliquez sur Enregistrer.

1. Ouvrez Caisse et choisissez l'onglet Service.
2. Cliquez sur Clôturer le service.
3. Comptez les espèces du tiroir et saisissez-les dans Espèces comptées.
4. Cliquez sur Clôturer et imprimer le rapport Z.

• Nexis indique si les espèces correspondent. Imprimer le rapport X affiche les encaissements à tout moment sans clôturer.

1. Ouvrez Caisse et choisissez l'onglet Additions ouvertes.
2. Cliquez sur Nouvelle addition, saisissez Table ou nom, par exemple Table 4, et cliquez sur Ouvrir l'addition.
3. Touchez ce que les clients commandent, puis cliquez sur Enregistrer.
4. Pour ajouter plus tard, touchez de nouveau l'addition sous Additions ouvertes.
5. À la fin, cliquez sur Pré-addition pour imprimer la note, puis encaissez avec le bouton qui affiche le total.

• Retour au comptoir laisse l'addition ouverte sans payer. Cliquez d'abord sur Enregistrer, sinon les nouveaux articles ne sont pas conservés.

La Caisse est un module payant. Ouvrez Caisse.

Ouvrir le service

1. Sur l'onglet Service, comptez les espèces du tiroir.
2. Saisissez-les dans Espèces dans le tiroir.
3. Appuyez sur Ouvrir le service. Vous ne pouvez pas vendre avant l'ouverture du service.

Vendre

1. Sur l'onglet Vente, touchez des articles sous Produits ou Prestations. Visites du jour affiche les visites du jour non payées ; Commandes affiche les commandes BioSite non payées. Montant libre ajoute n'importe quel article avec votre propre prix. Un lecteur de codes-barres fonctionne dans Code-barres ou référence, puis Entrée.
2. Touchez une ligne pour changer la quantité, le prix ou la remise de la ligne. Ajoutez une Remise sur le reçu ainsi que le nom et le téléphone du client si vous le souhaitez ; laissez-les vides pour un client de passage.
3. Appuyez sur le bouton avec le total, par exemple Encaisser 5 000. Choisissez le moyen de paiement, ou Fractionner le paiement entre plusieurs moyens. Pour les espèces, saisissez Espèces reçues pour voir la monnaie à rendre.
4. Appuyez sur Encaisser 5 000 (avec un terminal de carte : Envoyer 5 000 au terminal).
5. Appuyez sur Imprimer le reçu, envoyez le reçu sur WhatsApp, ou appuyez sur Nouvelle vente.

Chaque vente retire les produits du Stock et enregistre l'argent dans Finances.

Apport et retrait d'espèces

1. Sur l'onglet Service, appuyez sur Apport d'espèces ou Retrait d'espèces.
2. Saisissez le montant et le motif, puis appuyez sur Enregistrer.

Clôturer le service

1. Sur l'onglet Service, appuyez sur Clôturer le service.
2. Comptez les espèces et saisissez-les dans Espèces comptées.
3. Appuyez sur Clôturer et imprimer le rapport Z. Nexis indique si les espèces correspondent.

• Imprimer le rapport X affiche les recettes à tout moment sans clôturer le service.

Ouvrez Caisse et choisissez l'onglet Reçus.

Retrouver un reçu

1. Saisissez dans la barre de recherche : le numéro, le client, le téléphone ou l'article.
2. Appuyez sur Afficher plus pour voir les anciens reçus.
3. Touchez un reçu pour l'ouvrir en entier.
4. Appuyez sur Imprimer pour l'imprimer à nouveau, ou vérifiez le téléphone et appuyez sur WhatsApp pour l'envoyer.

Faire un remboursement

Seuls le propriétaire, un administrateur ou un responsable peuvent faire un remboursement, et le service doit être ouvert.

1. Ouvrez le reçu et appuyez sur Rembourser.
2. Sous Qu'est-ce qui est rendu ?, choisissez combien de chaque article sont rendus, ou appuyez sur Tout.
3. Dans Remboursement par, choisissez comment vous rendez l'argent. Au Kazakhstan : une vente payée sur le terminal de carte Kaspi peut être remboursée par ce terminal, sur la même carte ou le même compte Kaspi.
4. Appuyez sur le bouton avec le montant, par exemple Rembourser 5 000.

Nexis crée un reçu de remboursement distinct, avec son propre numéro. Les produits retournent au Stock, et l'argent est déduit dans Finances au mois du remboursement. Si vous n'avez rendu qu'une partie, vous pouvez rembourser le reste plus tard depuis le même reçu.

Télécharger Excel

1. Appuyez sur Excel à côté de la barre de recherche (propriétaire, administrateur ou responsable uniquement).
2. Choisissez les dates.
3. Appuyez sur Télécharger Excel.

• Le fichier contient les reçus, leurs articles avec le spécialiste, et les services avec leurs rapports Z.
• Les téléchargements Excel et CSV sont disponibles avec Pro (et pendant l’essai gratuit).

Ouvrez Caisse et choisissez l'onglet Paramètres. Seuls le propriétaire, un administrateur ou un responsable le voient.

Caisses

1. Sous Caisses, renommez une caisse dans son champ, ou appuyez sur Ajouter une caisse (jusqu'à 10).
2. Pour désactiver une caisse, décochez En service.
3. Appuyez sur Enregistrer les paramètres.

• Avec plus d'une caisse, une liste de caisses apparaît en haut de la Caisse. Chaque caisse a son propre service, et le choix est mémorisé sur cet appareil.

En-tête du reçu

1. Remplissez Nom de l'entreprise, Numéro fiscal (facultatif), Adresse et Ligne en bas, par exemple un remerciement ou votre Instagram.
2. Appuyez sur Enregistrer les paramètres.

• Au Kazakhstan : le champ fiscal est BIN / IIN (12 chiffres, Nexis vérifie le numéro).

TVA et papier

1. Si vous facturez la TVA, cochez Nous sommes assujettis à la TVA et saisissez votre taux dans Taux de TVA, %, par exemple 20 ou 8,1. (Au Kazakhstan, il commence à 16.) Les prix incluent déjà la TVA ; le reçu indique quelle part représente la TVA.
2. Choisissez la Largeur du papier : 58 ou 80 mm.
3. Appuyez sur Enregistrer les paramètres.

Au Kazakhstan : reçus fiscaux et terminal de carte

Ces deux blocs ne sont affichés qu'aux entreprises du Kazakhstan.

• Reçus fiscaux : les reçus fiscaux ne sont pas encore disponibles, Webkassa arrive bientôt. D'ici là, les reçus sont imprimés avec la mention « Not a fiscal receipt » (reçu non fiscal).
• Terminal de paiement : un terminal Kaspi Smart POS peut encaisser les paiements par carte et Kaspi QR pour une caisse. Il nécessite l'application Nexis Connect pour Windows sur un ordinateur du même réseau que la boutique.

1. Sous Terminal de paiement, appuyez sur Connecter un ordinateur.
2. Téléchargez Nexis Connect sur l'ordinateur à côté du terminal, ouvrez-le et collez la Clé de connexion.
3. Saisissez l'Adresse du terminal pour la caisse et appuyez sur Associer.
4. Autorisez la demande sur le terminal.

1. Ouvrez Stock et cliquez sur Ajouter un produit.
2. Gardez Produit à vendre sélectionné.
3. Saisissez le Nom et le Prix de vente.
4. Cliquez sur Importer une photo pour ajouter une image.
5. Saisissez la quantité que vous avez dans En stock.
6. Cliquez sur Ajouter un produit en bas.

• Tailles, code-barres et plus : Ajouter des produits et suivre le stock.

Ouvrez Stock → Rapports. Choisissez Ne se vend pas ou Lent.

1. Appuyez sur Remise à côté d’un produit, ou sur Remise sur les {n} pour toute la liste.
2. Choisissez −10 %, −20 %, −30 %, −50 % ou votre propre chiffre.
3. Choisissez Soldes pour quelques jours (l’ancien prix est barré dans votre boutique et la Caisse déduit la remise toute seule) ou Nouveau prix définitif (le prix change partout ; l’ancien reste barré sur la fiche).

Si un nouveau prix est inférieur à ce que le produit vous a coûté, la fenêtre l’indique en rouge. Des soldes apparaissent dans Finances → Paiements et promotions, où vous pouvez les arrêter.

1. Ouvrez Stock.
2. Trouvez le produit. Vous pouvez saisir son nom dans la zone de recherche.
3. Cliquez sur le crayon à côté.
4. Changez le Prix de vente, ou cliquez sur Importer une photo pour une nouvelle image.
5. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

1. Ouvrez Stock et cliquez sur le crayon à côté du produit.
2. Sous Options : taille ou volume (facultatif), touchez un jeu prêt comme Vêtements ou Chaussures, ou saisissez une taille et cliquez sur Ajouter.
3. Sous Stock par taille, saisissez la quantité que vous avez de chaque taille.
4. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

• Une taille peut avoir son propre prix dans Prix par option.

1. Ouvrez Stock et restez dans l'onglet Niveaux de stock.
2. Pour une unité de plus ou de moins, cliquez sur le plus ou le moins à côté du produit.
3. Après une livraison, cliquez plutôt sur le crayon à côté du produit.
4. Saisissez le nouveau nombre dans En stock (avec des tailles : dans Stock par taille).
5. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

1. Ouvrez Stock et cliquez sur Vendre à côté du produit.
2. Choisissez le Client, ou cochez De passage, sans nom.
3. Vérifiez la Quantité et le Prix unitaire.
4. Choisissez le Moyen de paiement et Où a-t-il été vendu ?.
5. Cliquez sur Enregistrer la vente.

• Le stock diminue et l'argent va dans Finances. Si vous avez le module Caisse, vous pouvez vendre là-bas à la place.

1. Ouvrez Stock et choisissez l'onglet Journal des ventes.
2. Trouvez la vente. Vous pouvez chercher par client ou par produit.
3. Cliquez sur le bouton avec un cercle barré sur sa ligne (sur téléphone, il indique Annuler la vente).
4. Cliquez sur Confirmer.

• Le stock revient dans le stock et le paiement est annulé dans Finances.

1. Ouvrez Stock et restez dans l'onglet Niveaux de stock.
2. Trouvez le produit.
3. Cliquez sur la corbeille à côté.
4. Cliquez sur Confirmer.

• Les ventes passées de ce produit restent dans le Journal des ventes. Pour arrêter de le vendre un temps, masquez-le plutôt sur votre BioSite.

Ouvrez Stock. Sur l'onglet Niveaux de stock, appuyez sur Ajouter un produit.

1. Choisissez Produit à vendre (vendu aux clients) ou Consommable interne (utilisé, non vendu).
2. Saisissez le Nom. Pour un produit, vous pouvez ajouter une Catégorie (facultatif) : les produits de même catégorie sont affichés ensemble.
3. Remplissez le Prix de vente et le Prix de revient. Le prix de revient sert à calculer la valeur de votre stock.
4. Appuyez sur Importer une photo pour ajouter une image.
5. Pour les vêtements, les chaussures ou les volumes, utilisez Options : taille ou volume (facultatif). Touchez un jeu prêt à l'emploi (Vêtements, Chaussures, Enfants, Volume, Poids, Portion) ou saisissez une taille et appuyez sur Ajouter. Chaque option peut avoir son propre prix ; un prix vide signifie le prix principal.
6. Laissez Suivre le stock de ce produit activé et saisissez En stock, Alerte de stock faible à et l'Unité. Avec des tailles, saisissez la quantité de chaque taille sous Stock par taille.
7. Si vous le souhaitez, ajoutez SKU (facultatif), Code-barres (facultatif) et Fournisseur (facultatif). Le code-barres permet au lecteur de la Caisse de retrouver le produit.
8. Appuyez sur Ajouter un produit.

Une option de plus : Paiement en ligne uniquement (payé à la commande). Avec elle, un panier contenant ce produit ne peut pas être payé à la réception. Au Kazakhstan, il y a aussi Paiement en plusieurs fois Kaspi disponible (0-0-12).

Le crayon modifie un produit ; la corbeille le supprime, et les ventes passées restent dans le journal des ventes. Les produits que votre BioSite affiche se choisissent dans BioSite → Vitrine.

Chaque produit dont le stock est suivi a un seuil Alerte de stock faible à. Quand le stock descend à ce nombre ou en dessous, le produit est marqué Stock faible ; à zéro, il est marqué Rupture de stock.

Voir ce qu'il faut réapprovisionner

1. Ouvrez Stock et restez sur l'onglet Niveaux de stock. Les tuiles en haut comptent les produits en stock faible et épuisés.
2. Appuyez sur Stock faible ou Rupture de stock pour ne voir que ces produits. Dans le graphique Votre stock est-il suffisant ?, vous pouvez aussi toucher une couleur pour filtrer.
3. Appuyez sur Tous pour tout revoir.

• Sur la page Accueil, la carte Alertes de stock liste les articles à réapprovisionner, avec un lien vers le Stock.
• Un produit épuisé disparaît de votre BioSite jusqu'à son réapprovisionnement.

Réapprovisionner

1. Pour un petit changement, utilisez les boutons plus et moins à côté du stock : chaque pression ajoute ou retire une unité.
2. Pour une livraison, appuyez sur le crayon du produit, changez En stock (pour les produits avec tailles, la quantité de chaque taille) et appuyez sur Enregistrer les modifications.
3. Pour changer le moment de l'alerte, modifiez Alerte de stock faible à dans la même fenêtre.

La tuile Valeur du stock indique ce que vaut votre stock au prix de revient, alors ajoutez un prix de revient à vos produits.

Les salons et les cabinets consomment des matériaux pendant une visite : coloration, gants, ampoules. Nexis peut les retirer du stock pour vous.

1. Dans Stock, appuyez sur Ajouter un produit et choisissez Consommable interne (utilisé, non vendu). Vous pouvez aussi associer un produit à vendre.
2. Saisissez le nom, En stock, l'Unité (par exemple Millilitres ou Grammes) et Alerte de stock faible à.
3. Ouvrez Consommer automatiquement pendant les rendez-vous. Cette partie n'apparaît que si vous avez des prestations dans le Calendrier.
4. Saisissez la Quantité utilisée par rendez-vous et cochez les prestations qui utilisent ce matériau.
5. Appuyez sur Ajouter un produit (ou Enregistrer les modifications quand vous modifiez).

Quand c'est retiré

La quantité sort du stock une fois par visite, quand la visite est terminée : vous appuyez sur Complète sur la réservation dans le Calendrier, ou la visite est payée à la Caisse. Payer une visite déjà terminée ne retire rien de plus. Une prestation vendue à la Caisse sans réservation retire aussi ses matériaux. Le stock ne passe jamais sous zéro.

Les consommables internes sont marqués Consommable interne dans la liste et ne sont pas affichés sur votre BioSite. Les alertes de stock faible fonctionnent aussi pour eux, pour que vous sachiez quand recommander.

Ouvrez Stock.

Onglet Commandes

Ici se trouvent les commandes que les clients ont passées sur votre BioSite. Les boutons de filtre en haut sont En cours de réalisation (commandes nouvelles et confirmées, affichées en premier), Remis, Annulé et Tous. Chaque carte indique le code de la commande, le statut, Payé ou Non payée, le mode de paiement choisi par le client (À la réception, Carte bancaire, Paiement en plusieurs fois ou, au Kazakhstan, En ligne (Kaspi)) et la réponse WhatsApp du client : Client a confirmé, Client a refusé ou En attente du client.

1. Confirmer marque une nouvelle commande comme confirmée.
2. Marquer payée : choisissez le moyen de paiement et appuyez sur Payé. La vente est enregistrée : le stock sort et l'argent va dans Finances. Si le client a payé par un lien ou un virement, vérifiez d'abord que l'argent est bien arrivé. Les paiements par carte via un compte de paiement en ligne connecté sont marqués payés automatiquement.
3. Remis termine la commande et la marque aussi comme payée si elle ne l'était pas.
4. Annuler la commande l'annule après que vous avez appuyé sur Confirmer. Si elle était payée, les ventes sont annulées, le stock est remis et le paiement est annulé dans Finances.

Le bouton Vendre

1. Sur Niveaux de stock, appuyez sur Vendre à côté d'un produit. La fenêtre Enregistrer une vente s'ouvre.
2. Choisissez le client, ou cochez De passage, sans nom.
3. Choisissez la taille, la quantité, le prix, le moyen de paiement et Où a-t-il été vendu ?.
4. Appuyez sur Enregistrer la vente.

• Le stock diminue et l'achat est ajouté à la fiche client et à Finances.

Journal des ventes

1. Ouvrez l'onglet Journal des ventes : qui a acheté quoi, quand, où et comment il a payé.
2. Filtrez par dates ou par produit.
3. Appuyez sur Exporter en CSV pour télécharger la liste.
4. Pour annuler une vente erronée, appuyez sur le bouton avec un cercle barré sur sa ligne (sur téléphone : Annuler la vente). Le stock est remis et le paiement est annulé.

Les téléchargements Excel et CSV sont disponibles avec Pro (et pendant l’essai gratuit).

Les deux boutons se trouvent dans Stock, sur l'onglet Niveaux de stock.

Importer

1. Préparez un fichier .csv ou .xlsx de 5 Mo maximum. La première ligne contient les noms des colonnes.
2. Nommez les colonnes en anglais (les noms russes sont aussi reconnus). Nexis cherche : nom (Name), prix (Price), coût (Cost), stock (Stock, Quantity), seuil d'alerte (Min, Alert), SKU (SKU) et code-barres (Barcode, EAN). Seule la colonne du nom est obligatoire.
3. Appuyez sur Importation et choisissez le fichier.
4. Vérifiez la liste trouvée par Nexis et appuyez sur le bouton avec le nombre de produits, par exemple Importer 12 produits.

Chaque ligne devient un nouveau produit avec suivi du stock, affiché dans le catalogue de votre BioSite. Sans colonne d'alerte, le seuil d'alerte est 3. Jusqu'à 500 lignes sont lues. Les catégories, les tailles et les photos ne sont pas importées ; ajoutez-les en modifiant le produit.

L'importation ajoute toujours de nouveaux produits et ne met pas à jour les produits existants : importer deux fois le même fichier crée des doublons.

Exporter

1. Appuyez sur Exporter.
2. Ouvrez le fichier CSV téléchargé dans Excel ou Google Sheets.

• Le fichier contient tous les produits : nom, catégorie, SKU, code-barres, prix, coût, stock, tailles, unité, seuil d'alerte, visibilité sur le BioSite, fournisseur et statut.
• L’export est disponible avec Pro (et pendant l’essai gratuit). L’import fonctionne avec tous les forfaits.

Stock d’ouverture

Ouvrez Stock → Niveaux de stock → Plus → Stock d’ouverture.

1. Choisissez le magasin et appuyez sur Télécharger la liste des produits.
2. Remplissez la colonne Quantité (et Coût, si vous le connaissez). Pour plusieurs magasins, utilisez la colonne Magasin, ou téléversez un fichier par magasin.
3. Appuyez sur Téléverser le fichier, vérifiez ce qui a été trouvé et ce qui a été ignoré, puis enregistrez.

Il est enregistré comme un inventaire marqué « Stock d’ouverture » : les chiffres deviennent exactement ceux-ci. Le coût va dans le prix de revient, pas dans Finances, car les produits ont été payés avant. Les produits qui ne sont pas encore dans le stock s’ajoutent d’abord avec Catalogue → Importation.

Anciennes dettes fournisseurs

Ouvrez la fiche du fournisseur dans Fournisseurs, repérez Dette d’avant Nexis et appuyez sur Ajouter une dette. Saisissez le montant (dans la devise du fournisseur), la date limite de paiement et une note. Elle apparaît comme une somme due, se règle avec Encaisser comme n’importe quel achat et est signalée en cas de retard.

Écrivez dans la barre Demander à l’AI en haut : le nom du produit, son prix et, si vous le souhaitez, la catégorie, les tailles et la quantité que vous avez.

1. L’AI prépare une fiche Nouveau produit. Si le prix manque, elle le demande.
2. Vérifiez la fiche et appuyez sur Confirmer. Le produit va dans le Catalogue avec son stock dans le Stock.

Rien n’est ajouté tant que vous n’avez pas confirmé. Un produit dont le nom existe déjà dans le Catalogue n’est pas ajouté deux fois. Pour ajouter beaucoup de produits d’un coup, joignez un fichier de liste de prix à la même barre.

1. Ouvrez Clients.
2. Appuyez sur Nouveau Client.
3. Remplissez Votre prénom et Téléphone / WhatsApp.
4. Si vous le souhaitez, ajoutez un Nom de famille et des Notes du client.
5. Appuyez sur Ajouter un client.

• Écrivez le numéro avec l’indicatif du pays, par exemple 447700900123.

1. Ouvrez Clients.
2. Cliquez sur le client pour ouvrir sa fiche.
3. Appuyez sur Modifier en haut.
4. Changez ce qu’il faut. L’e-mail, la ville et les tags se trouvent sous Plus de détails (e-mail, ville, tags…).
5. Appuyez sur Enregistrer les modifications.

1. Ouvrez Clients.
2. Cliquez sur le client pour ouvrir sa fiche.
3. Appuyez sur Supprimer en haut.
4. Vérifiez le nom et appuyez sur Supprimer définitivement.

• Cette action est irréversible : la fiche du client et son historique sont effacés.

1. Ouvrez Clients.
2. Repérez le client dans la liste.
3. Ouvrez le menu de la colonne Statut.
4. Choisissez la nouvelle étape, par exemple Réservé.

• Sur le Tableau, vous pouvez aussi faire glisser la carte du client vers une autre colonne.

1. Ouvrez Clients.
2. Sur la ligne du client, appuyez sur Planifier la prochaine étape ou sur Pas de prochaine étape · Planifier.
3. Sous Quoi, choisissez Rappeler, Rendez-vous ou une autre option, ou écrivez la vôtre.
4. Sous Quand, choisissez Demain ou un autre jour. Ajoutez une heure si vous voulez.
5. Appuyez sur Enregistrer l'étape.

• Quand c’est fait, appuyez sur la coche à côté pour le marquer comme fait.

1. Ouvrez Clients et cliquez sur le client.
2. Ouvrez la section Notes et préférences.
3. Appuyez sur un tag pour l’ajouter à ce client.
4. Écrivez votre note dans la zone de notes.
5. Appuyez sur Enregistrer des notes & consentement.

• Les notes sont réservées à votre équipe. Le client ne les voit jamais.

1. Ouvrez Clients et cliquez sur le client.
2. Ouvrez Documents et paiements.
3. Appuyez sur Créer un document. Facture est déjà choisi.
4. Remplissez le Titre et le Montant.
5. Appuyez sur Créer un document.
6. Appuyez sur Imprimer / enregistrer en PDF sur la nouvelle facture.

• Quand le client paie, appuyez sur Encaisser sur la facture pour enregistrer le paiement.

1. Ouvrez Clients et cliquez sur le client.
2. Appuyez sur Planifier un rendez-vous.
3. Choisissez la Prestation et, si vous le souhaitez, le Spécialiste.
4. Choisissez la Date et heure.
5. Appuyez sur Confirmer le rendez-vous.

• Le bouton reste grisé tant que le client n’a pas de numéro de téléphone. Pour une visite qui commence très bientôt, utilisez Ajouter un rendez-vous dans le Calendrier.

1. Ouvrez Clients.
2. Cliquez sur le client pour ouvrir sa fiche.
3. Dans Aperçu général, appuyez sur Ouvrir la boîte de dialogue.
4. WhatsApp s’ouvre sur votre appareil avec un message de salutation prêt. Écrivez votre message et envoyez-le.

• Le bouton n’apparaît que si le client a un numéro de téléphone.

1. Ouvrez Clients.
2. Appuyez sur Actions en haut.
3. Appuyez sur Exporter en CSV.
4. Le fichier se télécharge sur votre appareil. Ouvrez-le dans Excel ou Google Sheets.

• Le fichier liste les noms, les téléphones, les sociétés, les tags et la provenance de chaque client.
• Les téléchargements Excel et CSV sont disponibles avec Pro (et pendant l’essai gratuit).

Clients affiche toutes les personnes avec qui vous travaillez. Chaque client a une étape :

• Nouveau Prospect : un nouveau contact.
• En Dialogue : vous échangez.
• Réservé : il a une visite à venir.
• Payé : il a payé.
• Terminé ou Annulé : le travail est fini.

Certains changements se font tout seuls. Une réservation fait passer le client à Réservé. Le paiement d’une visite le fait passer à Terminé, les autres paiements à Payé. Si sa seule visite à venir est annulée, il revient à En Dialogue.

Liste et tableau

Basculez entre Liste et Tableau en haut. Dans le tableau, chaque étape ouverte est une colonne avec le nombre de clients et la valeur totale des affaires.

Changer l’étape dans le tableau

1. Appuyez sur Tableau en haut.
2. Faites glisser la fiche d’un client vers une autre colonne, ou utilisez le menu Déplacer vers sur la fiche.
3. Pour clôturer un client, faites glisser la fiche sur Terminé ou Annulé : ces zones apparaissent pendant que vous faites glisser.

Les clients clôturés ne s’affichent que dans la liste.

Couleurs

• Rose : une personne doit intervenir maintenant, un message attend depuis 24 heures ou plus, une étape prévue est en retard, ou la limite de temps de l’étape est dépassée.
• Orange : le temps passe, par exemple un message attend depuis 2 heures ou plus.
• Bleu clair : un rendez-vous dans les 24 heures.
• Vert citron : tout est dans les temps.

Filtrez avec En retard, Bientôt dû, Dans les temps et Pas de prochaine étape, ou choisissez une étape dans le menu de statut.

Une prochaine étape est une petite tâche liée à un client, par exemple « Rappeler demain ». Les clients avec une étape planifiée sont dans les temps. Les clients ouverts sans rien de planifié et sans visite à venir sont signalés Pas de prochaine étape.

Planifier une prochaine étape

1. Dans Clients, appuyez sur Planifier la prochaine étape dans la colonne Prochaine étape, ou sur Pas de prochaine étape · Planifier sur une fiche du tableau.
2. Sous Quoi, choisissez Rappeler, Relance WhatsApp, Rendez-vous ou Envoyer une offre, ou saisissez la vôtre.
3. Sous Quand, choisissez Aujourd’hui, Demain, Dans 3 jours, Semaine suivante ou une date, et ajoutez une heure si vous le souhaitez. Sans heure, l’étape est due avant la fin de la journée.
4. Appuyez sur Enregistrer l'étape.

L’étape apparaît aussi dans l’Agenda et sur l’Accueil. Quand elle est faite, appuyez sur la coche (Marquer comme fait) et Nexis demande aussitôt Quelle est la prochaine étape ? Une étape en retard colore le client en rose.

Limites de temps par étape

Une limite est le nombre de jours pendant lesquels un client peut rester dans une étape sans activité (un message, une réservation, ou une tâche planifiée ou faite) avant de passer au rose. Par défaut : Nouveau Prospect 2 jours, En Dialogue 5 jours, Réservé et Payé sans limite.

Pour les modifier :

1. Appuyez sur Limites de temps par étape.
2. Saisissez le nombre de jours pour chaque étape (0 signifie aucune limite, jusqu’à 90).
3. Appuyez sur Enregistrer.

Seul le propriétaire ou un administrateur peut le faire.

Cliquez sur un client dans Clients pour ouvrir sa fiche. En haut figurent le nom, le téléphone et la provenance du client, avec Modifier et Supprimer. La fiche comporte cinq sections :

• Aperçu général : achats et total dépensé, coordonnées, le menu Statut pour changer l’étape, Ouvrir la boîte de dialogue pour écrire au client sur WhatsApp, et une zone de paiement rapide avec Encaisser et Facture.
• Documents et paiements : Créer un document crée une facture, un devis ou un reçu ; vous pouvez définir son statut et l’imprimer. Plus bas figurent les tickets Kassa du client (si vous utilisez la Caisse), les paiements enregistrés et les opérations bancaires liées.
• Notes et préférences : étiquettes, notes privées et une mention indiquant que le client a accepté de recevoir des messages promotionnels.
• Relances : tâches internes pour ce client. Le client ne reçoit aucun message à leur sujet.
• Rendez-vous : visites passées et à venir avec des boutons pour les terminer ou les annuler, et un formulaire pour réserver une nouvelle visite.

Portail client

Un lien privé où ce client peut voir ses documents émis et ses rendez-vous.

1. Ouvrez Documents et paiements.
2. Appuyez sur Créer un lien privé et copiez le lien.
3. Envoyez-le uniquement à ce client. Il fonctionne pendant 24 heures.
4. Pour le désactiver plus tôt, appuyez sur Révoquer le lien.

Toute personne qui a le lien peut l’ouvrir : ne le publiez donc jamais.

Vous pouvez ajouter jusqu’à 250 clients à la fois depuis un fichier CSV, par exemple enregistré depuis Excel ou Google Sheets.

1. Dans Clients, appuyez sur Actions, puis sur Importer un fichier CSV.
2. Appuyez sur Télécharger l'échantillon CSV pour obtenir un modèle.
3. Remplissez les colonnes name et phone. Les colonnes company, notes et tags sont facultatives ; séparez plusieurs étiquettes par un point-virgule. Les noms de colonnes en russe fonctionnent aussi.
4. Écrivez les numéros de téléphone avec l’indicatif du pays, par exemple 447700900123.
5. Enregistrez le fichier en CSV avec des colonnes séparées par des virgules, appuyez sur Sélectionner le fichier CSV et vérifiez l’aperçu. Les lignes marquées Invalid ont besoin d’un nom et d’un téléphone correct.
6. Appuyez sur Importation.

Règles

• Jusqu’à 250 lignes et 2 Mo par fichier.
• Chaque numéro de téléphone ne peut apparaître qu’une seule fois dans le fichier.
• Si un client avec le même téléphone existe déjà, sa fiche est mise à jour au lieu de créer un doublon. Ses étiquettes sont conservées et les nouvelles sont ajoutées.

Les nouveaux clients démarrent à l’étape Nouveau Prospect. Rien n’est enregistré tant que vous n’avez pas appuyé sur Importation.

Quand elle est envoyée

• Le lendemain de la remise d’une commande, ou 2 heures après une visite. Jamais la nuit : une question prévue tard le soir attend 12:00.
• Uniquement aux clients qui ont coché Après la commande, demandez-moi mon avis (un message WhatsApp) à la commande ou Après la visite, demandez-moi comment c’était (un message WhatsApp) sur la page de réservation. La case est décochée tant que le client ne la choisit pas.
• Jamais à un client qui a écrit STOP, et jamais pendant l’essai gratuit.

Ce qui se passe avec la réponse

• 4 ou 5 : le client est remercié, avec un lien vers votre page d’avis (Google Maps, 2GIS ou votre site d’avis) si elle figure sur votre BioSite.
• De 1 à 3 : on demande au client ce qui s’est mal passé, et la discussion est signalée pour vous dans Discussions avec la note.
• La note d’une visite compte aussi dans la note du spécialiste.

Seule une réponse qui est uniquement un chiffre, juste après la question, compte comme une note. Si quelqu’un a écrit dans la discussion entre-temps, un « 2 » est pris comme une réponse à ce message.

L’activer ou la désactiver

1. Ouvrez Automatisations.
2. Sous Messages à vos clients, utilisez l’interrupteur à côté de Demander un avis.

1. Ouvrez Finances.
2. Dans le Rapport mensuel, appuyez sur Dépenses.
3. Sous Pour quoi, choisissez un type comme Loyer, ou saisissez le vôtre.
4. Saisissez le Montant et la Date.
5. Cochez Se répète chaque mois : activé pour les factures que vous payez chaque mois, désactivé pour une dépense ponctuelle.
6. Appuyez sur Enregistrer.

• Une dépense mensuelle s’ajoute ensuite toute seule le même jour chaque mois.

Ouvrez Documents → Actes.

1. Remplissez une seule fois les Infos de l’entreprise : raison sociale, Numéro fiscal, adresse, TVA et coordonnées bancaires (Banque, Compte (IBAN), BIC / SWIFT). Elles figurent sur chaque acte.
2. Appuyez sur Nouvel acte, choisissez le client, puis appuyez sur Remplir d’après les paiements pour reprendre ses prestations payées sur la période, ou saisissez les lignes vous-même.
3. Enregistrez, puis Imprimer pour imprimer ou enregistrer en PDF. Quand les deux parties ont signé, marquez l’acte Signé.

Au Kazakhstan : formulaire R-1 et ESF

Au Kazakhstan, l’acte suit le formulaire R-1, et les champs de l’entreprise sont BIN / IIN, IIK (compte), BIK et KBe. Appuyez sur Données ESF : la date du chiffre d’affaires, les deux BIN, le contrat et chaque ligne avec TVA, prêts à copier. Émettez l’ESF sur esf.gov.kz dans les 15 jours calendaires suivant la date des travaux, avec votre clé EDS, puis notez ici son numéro. Nexis n’envoie rien à l’administration fiscale.

Espace pour les fichiers dans Documents : Starter 2 Go, Pro 20 Go (l’essai gratuit a 20 Go).

Ouvrez Documents → Impôts et appuyez sur Ajouter un impôt.

1. Saisissez le Nom de l’impôt et le Taux, %.
2. Choisissez s’il est Calculé sur le revenu ou sur le bénéfice (revenu moins dépenses).
3. Choisissez la Fréquence (chaque mois, trimestre, semestre ou année) et l’échéance, en jours après la fin de la période.

Chaque impôt affiche l’estimation de la période en cours, avec des flèches pour consulter les précédentes. Nexis ne suppose les règles d’aucun pays : les taux et les dates sont ceux que vous avez définis. L’estimation compte l’argent enregistré dans Nexis ; l’argent hors de Nexis n’y figure pas. Vérifiez les chiffres avec votre comptable avant de déclarer.

1. Ouvrez Finances.
2. Dans le Rapport mensuel, repérez la dépense sous Dépenses.
3. Appuyez sur Modifier à côté.
4. Pour la changer, saisissez le nouveau montant et appuyez sur Enregistrer.
5. Pour y mettre fin, appuyez plutôt sur Arrêter la répétition.

• Les changements s’appliquent à partir du mois suivant. Une dépense ponctuelle se supprime avec la corbeille à côté.

1. Ouvrez Clients.
2. Appuyez sur Actions en haut.
3. Appuyez sur Commande rapide.
4. Choisissez comment le client a payé, par exemple Espèces.
5. Saisissez le Montant du paiement.
6. Remplissez le Nom du client et WhatsApp / Téléphone.
7. Appuyez sur Record de paiement.

• Pour une visite réservée, encaissez plutôt depuis la visite dans le Calendrier, afin que la visite soit marquée comme payée.

1. Ouvrez Finances sur un ordinateur.
2. Dans le Rapport mensuel, utilisez les flèches pour choisir le mois du paiement.
3. Dans Paiements enregistrés dans Nexis, repérez le paiement. La zone de recherche aide.
4. Pointez la ligne et appuyez sur la corbeille (Retirer le paiement des totaux).
5. Appuyez sur Confirmer.

• Cela ne rend pas l’argent au client. Les ventes de produits s’annulent plutôt dans le Stock.

1. Ouvrez Finances.
2. Dans le Rapport mensuel, utilisez les flèches pour choisir le mois.
3. Appuyez sur Excel. Le fichier se télécharge sur votre appareil.
4. Pour obtenir une copie papier, appuyez plutôt sur Imprimer.

Les téléchargements Excel et CSV sont disponibles avec Pro (et pendant l’essai gratuit).

1. Ouvrez Finances.
2. Appuyez sur l’onglet Prestations et achats.
3. Choisissez Ont eu une prestation ou Ont acheté des produits.
4. Choisissez la période, par exemple Ce mois-ci.
5. Pour trouver un client, saisissez son nom, son téléphone ou son code dans la zone de recherche.

1. Ouvrez Accueil.
2. Repérez Objectifs du mois et appuyez sur Fixer des objectifs (ou Modifier les objectifs).
3. Saisissez les objectifs voulus : Chiffre d’affaires, Visites, Nouveaux clients ou Clients gagnés.
4. Laissez un champ vide si vous ne voulez pas de cet objectif.
5. Appuyez sur Enregistrer.

• Seul le propriétaire ou un réceptionniste peut fixer des objectifs. Les mêmes objectifs s’appliquent chaque mois.

1. Ouvrez Finances : la page Paiements et promotions s'ouvre.
2. Sous Codes promo, cliquez sur Ajouter un code promo.
3. Saisissez le Code, par exemple SALE10.
4. Dans Type, choisissez % ou un montant fixe, puis saisissez la remise.
5. Cliquez sur Enregistrer dans la barre en bas.

• Vous pouvez aussi régler Commande min. et une Limite d'utilisations.
• Les codes promo sont disponibles avec Pro (et pendant l’essai gratuit).

1. Ouvrez Finances : la page Paiements et promotions s'ouvre.
2. Sous Promotions et remises, cliquez sur Achetez 3, payez 2, Achetez 2, payez 1 ou Remise %.
3. Vérifiez le Nom vu par les clients.
4. Dans Sur quoi, choisissez Toute la boutique, Catégories ou Produits.
5. Cliquez sur Enregistrer dans la barre en bas.

1. Ouvrez Finances : la page Paiements et promotions s'ouvre.
2. Sous Moyens de paiement, activez Carte bancaire.
3. Collez le Lien de la page de paiement fourni par votre banque ou service de paiement, par exemple Stripe ou PayPal. Si vous le souhaitez, remplissez Banque ou service (facultatif).
4. Cliquez sur Enregistrer dans la barre en bas.

• Vérifiez que l'argent est arrivé avant de marquer une commande payée. Les paiements passant par un compte connecté dans paiements en ligne sont marqués payés automatiquement.
• Au Kazakhstan : vous pouvez aussi activer Kaspi et coller votre Lien Kaspi Pay (Kaspi Business → Kaspi Pay). Il doit commencer par https://kaspi.kz/.

Ouvrez Finances. Le Rapport mensuel est en haut de l’onglet Argent. Utilisez les flèches pour changer de mois.

Les trois chiffres

• Entrées d’argent : les paiements enregistrés dans Nexis — visites, ventes, commandes de la boutique et liens de paiement payés. Chaque chiffre est comparé au mois précédent.
• Dépenses : les dépenses que vous ajoutez, plus les dépenses, frais bancaires et remboursements des relevés bancaires importés.
• Bénéfice : entrées d’argent moins dépenses.

À surveiller

Cette liste montre les visites marquées terminées sans paiement enregistré, les visites passées encore ouvertes et les commandes de la boutique impayées. Cliquez sur une ligne pour la corriger. Pour le mois en cours, vous voyez aussi combien de visites sont encore réservées et à peu près combien elles rapporteront.

Graphiques et détails

• Graphiques Par mois et Par jour.
• Où va l’argent : les dépenses par type.
• Comment paient les clients : les entrées d’argent par moyen de paiement.
• Par spécialiste, Par moyen de paiement et Produits phares.

Sous le rapport, Paiements enregistrés dans Nexis liste chaque paiement du mois. Excel télécharge le rapport pour votre comptable, Imprimer l’imprime.

Les recettes des relevés bancaires ne sont pas ajoutées aux entrées d’argent : ce sont pour la plupart les mêmes paiements déjà enregistrés dans Nexis.

Sur Starter, le rapport montre ce mois-ci et le mois dernier, sans téléchargement Excel ou CSV. Les mois plus anciens et les téléchargements sont disponibles avec Pro (et pendant l’essai gratuit).

Le bénéfice n’est juste que si vos frais sont dans Nexis. Ajoutez-les dans le rapport mensuel de Finances.

1. Appuyez sur Dépenses en haut du rapport, ou sur Ajouter une dépense.
2. Sous Pour quoi, choisissez un type comme loyer, salaires, impôts ou charges, ou saisissez le vôtre.
3. Saisissez le Montant et la Date.
4. Pour les factures qui reviennent chaque mois, activez Se répète chaque mois. La dépense est alors ajoutée automatiquement le même jour chaque mois. Le loyer, les salaires, les impôts, les charges, internet et les remboursements de prêt l’activent pour vous ; vous pouvez le désactiver.
5. Appuyez sur Enregistrer.

Modifier ou arrêter une dépense mensuelle

1. Appuyez sur Modifier à côté de la dépense mensuelle.
2. Changez le nom ou le montant et appuyez sur Enregistrer.
3. Pour y mettre fin à la place, appuyez sur Arrêter la répétition.

Les changements s’appliquent à partir du mois suivant ; les mois déjà comptés restent comme ils étaient.

Les dépenses mensuelles dont le jour n’est pas encore arrivé sont listées sous À venir ce mois-ci. Une dépense ponctuelle peut être supprimée avec la corbeille à côté d’elle.

Relevés bancaires

Les dépenses des relevés bancaires importés sont aussi ajoutées aux dépenses. Si vous avez saisi une dépense et que la banque affiche le même montant dans un délai de 5 jours, elle n’est comptée qu’une fois.

Ouvrez Finances → Paiements et promotions et repérez Fidéliser les clients. Activez ce dont vous avez besoin, puis appuyez sur Enregistrer.

Bonus

• Une partie de chaque paiement revient au client sous forme de bonus (1 bonus = 1 unité de votre devise). Vous choisissez le pourcentage et la part d’un ticket que les bonus peuvent payer.
• À la Caisse, saisissez le numéro de téléphone du client : ses bonus s’affichent sous le ticket. Indiquez combien utiliser, ou appuyez sur Tous.
• Un remboursement rend les bonus qui ont été utilisés et reprend ceux qu’il avait fait gagner.

Remise client fidèle

• Des paliers comme « 5 % après 100 000 dépensés ». Le client est reconnu grâce à son numéro de téléphone.
• À la Caisse, un bouton applique la remise d’un seul geste. Dans le panier de votre BioSite, elle s’ajoute toute seule quand le client commande avec ce numéro.

Cartes cadeaux

• À la Caisse, appuyez sur Carte cadeau, choisissez le montant et encaissez. Le code est imprimé sur le ticket ; il est valable 12 mois.
• Le client paie avec à la Caisse (Payer avec une carte cadeau) ou saisit le code dans le panier du BioSite (Code promo ou carte cadeau). Le solde reste sur la carte.
• La liste des cartes vendues, et la désactivation d’une carte perdue, se trouvent dans le même bloc.

Les bonus, la remise et l’historique de chaque client sont dans sa fiche, dans Clients, sous Bonus et remise. Le propriétaire ou un manager peut Modifier à la main (cadeau d’anniversaire, correction).

Disponible avec Pro (et pendant l’essai gratuit). Sur Starter, rien n’est supprimé : les bonus, remises et cartes cadeaux sont conservés et fonctionnent à nouveau dès que vous passez à Pro.

Ouvrez Finances → Paie de l’équipe.

• Les prestations comptent pour la personne qui a fait le rendez-vous. Les produits comptent pour le Vendeur choisi à la Caisse (il est mémorisé sur cet appareil). Les remboursements sont déduits.
• Appuyez sur la ligne de paie d’une personne pour la régler : un montant fixe par mois, un % sur les prestations et un % sur les ventes.
• Marquer comme payé inscrit la paie dans Finances comme une dépense Salaires pour ce mois, donc votre bénéfice en tient compte.

Les personnes sont celles de Paramètres → Équipe. Seuls le propriétaire, un réceptionniste ou un manager voient cette page.

Sur Starter, cette page montre ce mois-ci et le mois dernier. Les mois plus anciens sont disponibles avec Pro (et pendant l’essai gratuit).

Quand un client vous paie directement — espèces, terminal de carte ou virement bancaire — enregistrez-le, pour qu’il compte dans Finances et sur la fiche client.

Par où commencer

• Depuis une visite : ouvrez-la dans Calendrier et appuyez sur Accepter le paiement (POS / Carte).
• Depuis une fiche client : dans Aperçu général, saisissez le montant et appuyez sur Encaisser.
• Depuis Clients : Actions, puis Commande rapide.
• Depuis l’Accueil : Enregistrer un paiement. Les entreprises qui vendent des produits voient plutôt Enregistrer une vente, qui ouvre le Stock.

Remplir le paiement

1. Choisissez Espèces, Carte (terminal POS) ou Virement bancaire. Vérifiez la ligne Enregistré comme : elle indique le moyen qui sera sauvegardé. Au Kazakhstan : les moyens Kaspi (Kaspi QR, Kaspi Gold, Kaspi Red, paiement en plusieurs fois ou lien Kaspi Pay) se trouvent dans la liste en dessous.
2. Vérifiez le Montant du paiement, le nom et le téléphone du client. Vous pouvez choisir une prestation ou un produit du catalogue pour remplir le montant.
3. Appuyez sur Record de paiement.

Envoyer le reçu

1. Après l’enregistrement, le reçu apparaît.
2. Appuyez sur WhatsApp : une discussion avec le client s’ouvre avec le texte du reçu prêt.
3. Envoyez le message.

Le bouton WhatsApp n’apparaît que si un numéro de téléphone a été renseigné. Vous pouvez aussi copier ou télécharger le reçu.

Le paiement d’une visite la marque Terminé ; une visite payée ou annulée ne peut pas être payée à nouveau. Pour corriger une erreur, utilisez Retirer le paiement des totaux dans Finances (cela ne rembourse pas le client). Vous pouvez aussi enregistrer des paiements pendant la période d’essai gratuite.

Un lien de paiement permet à un client de payer par carte en ligne. L’argent va directement sur votre propre compte chez le prestataire ; Nexis ne le conserve pas.

Connecter votre prestataire une fois

1. Ouvrez Intégrations et choisissez Paiements en ligne.
2. Choisissez Stripe, PayPal ou CloudPayments, collez les clés de votre compte chez le prestataire et appuyez sur Connecter.
3. Vérifiez la ligne de statut. Si elle indique Confirmations : collez l’adresse ci-dessous chez votre prestataire., copiez l’adresse affichée et ajoutez-la dans les paramètres de votre prestataire, pour que Nexis soit informé de chaque paiement.

Seul le propriétaire ou un administrateur peut connecter un prestataire. Les clients paient dans la devise de votre entreprise.

Créer un lien

1. Dans Paiements en ligne, trouvez Demander un paiement.
2. Saisissez le montant et son objet, par exemple « Acompte pour samedi ».
3. Appuyez sur Créer le lien, copiez-le et envoyez-le au client sur WhatsApp.

L’interrupteur Accepter les paiements par carte sur ma boutique BioSite doit être activé ; quand il est désactivé, vous ne pouvez pas créer de liens.

Après le paiement du client

Le paiement est ajouté automatiquement à Finances. Paiements en ligne récents affiche chaque lien comme Payé ou En attente. Le lien n’expire pas tant qu’il attend.

La même connexion permet aux clients de payer un acompte quand ils réservent en ligne et de payer par carte dans votre boutique BioSite.

Importez un relevé pour faire entrer les dépenses, frais et remboursements bancaires dans Finances et vérifier les paiements par rapport à la banque.

1. Téléchargez un relevé depuis votre banque ou votre logiciel de comptabilité au format PDF, Excel ou CSV (au Kazakhstan, les relevés Kaspi et 1C fonctionnent aussi). Un PDF doit être un rapport texte, pas un scan ni une photo.
2. Ouvrez Finances et descendez jusqu’à Relevés bancaires.
3. Appuyez sur Choisir des fichiers. Vous pouvez en choisir jusqu’à 20, chacun de 10 Mo maximum.
4. Appuyez sur Importer.

Les lignes déjà présentes dans Nexis sont ignorées : importer deux fois le même relevé ne pose donc aucun risque.

Ce qui arrive aux lignes

• Les dépenses sont ajoutées aux dépenses, regroupées par type d’après leur description (loyer, impôts, salaires, etc.). Les frais bancaires et les remboursements sont comptés aussi.
• Les recettes ne sont pas ajoutées aux entrées d’argent : ce sont pour la plupart les mêmes paiements que vous avez déjà enregistrés. Le rapport les affiche séparément.
• Si vous avez saisi une dépense et que la banque affiche le même montant dans un délai de 5 jours, elle n’est comptée qu’une fois.

Lier une ligne à un client

1. Dans Toutes les opérations, trouvez la ligne. La recherche et les filtres Recettes, Dépenses et Remboursement aident.
2. Dans la colonne du client, choisissez le client, ou Sans client.

Nexis lit uniquement le fichier que vous importez et ne demande jamais le mot de passe de votre banque. Seuls le propriétaire, un administrateur ou un responsable peuvent importer des relevés.

1. Ouvrez Paramètres et repérez Équipe.
2. Appuyez sur Ajouter une place.
3. Remplissez Prénom, Nom et E-mail.
4. Choisissez un Rôle, et sous Accès cochez les sections que cette personne peut ouvrir.
5. Appuyez sur Générer pour créer un mot de passe, puis sur Ajouter.
6. Appuyez sur Copier les informations d'accès et envoyez-les à votre employé.

• Seuls le propriétaire et les administrateurs peuvent ajouter des employés. Un bouton Ajouter une place grisé signifie que toutes les places de votre forfait sont prises.
• Sur Starter, une personne peut être Administrateur ou Assistant ; les autres rôles sont disponibles avec Pro (et pendant l’essai gratuit).

1. Ouvrez Devise et heure dans les Paramètres.
2. Sous Horaires d’ouverture, cochez les jours où vous êtes ouvert.
3. Réglez l’heure d’ouverture et de fermeture de chaque jour.
4. Appuyez sur Enregistrer.

• Les jours fériés et les réglages propres au Calendrier ne changent pas. Avec le Calendrier, vous pouvez aussi modifier les horaires là-bas.

1. Ouvrez Notifications dans les Paramètres.
2. Appuyez sur le bouton de lecture à côté d’un son pour l’écouter : Goutte, Clochette ou Marimba.
3. Touchez celui que vous voulez, ou Sans son. Il est enregistré aussitôt.

• Tout le monde dans votre entreprise entend le même son. Goutte est le son par défaut.

1. Ouvrez n’importe quelle page du tableau de bord, par exemple Accueil.
2. En haut à droite, appuyez sur Déconnexion. Sur un téléphone, c’est l’icône de flèche tout à droite.
3. La page de connexion s’ouvre. Pour revenir, saisissez votre e-mail et votre mot de passe, puis appuyez sur Se connecter.

1. Ouvrez n’importe quelle page du tableau de bord, par exemple Accueil.
2. En haut à droite, cliquez sur le bouton cloche.
3. Ouvrez l’onglet Notes d’équipe.
4. Écrivez votre note et appuyez sur Publier.
5. Quand le travail est fait, cochez le cercle à côté de la note.

1. Ouvrez Paramètres et repérez Équipe.
2. Sur la ligne de l’employé, cliquez sur la cellule de la colonne Accès.
3. Cochez les sections qu’il peut ouvrir et décochez les autres.
4. Appuyez sur Enregistrer.

• Les administrateurs voient toujours tout, leur accès ne peut donc pas être modifié ici.

1. Ouvrez Paramètres et repérez Équipe.
2. Sur la ligne de l’employé, ouvrez la liste de la colonne Rôle & niveau.
3. Choisissez le nouveau rôle. Il est enregistré aussitôt.

• Ce que peut faire chaque rôle : Les rôles de l’équipe expliqués.
• Sur Starter, une personne peut être Administrateur ou Assistant ; les autres rôles sont disponibles avec Pro (et pendant l’essai gratuit).

1. Ouvrez Paramètres.
2. Sous Compagnie, changez Nom de l’entreprise, Ville, Fuseau horaire de l’entreprise ou Devise.
3. Appuyez sur Enregistrer.

• Changer la devise ne convertit pas les prix que vous avez déjà.

1. Ouvrez n’importe quelle page du tableau de bord, par exemple Accueil, et cliquez sur le bouton engrenage en haut à droite.
2. Choisissez Modifier les infos de l’entreprise.
3. Ouvrez la liste Type d’activité et choisissez le nouveau type.
4. Appuyez sur Oui, appliquer.

• Les conseils de l’Accueil et l’assistant AI suivent le nouveau type. Vos clients, réservations et produits ne changent pas.

Chaque personne de votre équipe a sa propre place, son e-mail et son mot de passe.

1. Ouvrez Paramètres et trouvez Équipe. Ou : icône d'engrenage → Tous les paramètres → Équipe → Gérer l'équipe.
2. Appuyez sur Ajouter une place.
3. Remplissez Prénom, Nom et E-mail.
4. Choisissez un Rôle (voir « Les rôles de l'équipe expliqués »).
5. Sous Accès, cochez les sections que cette personne peut ouvrir. Accueil est toujours disponible. Les administrateurs voient toutes les sections, il n'y a donc rien à cocher pour eux.
6. Saisissez un Mot de passe ou appuyez sur Générer. Il faut au moins 12 caractères, avec une majuscule, une minuscule, un chiffre et un symbole.
7. Appuyez sur Ajouter.

Nexis affiche l'e-mail et le mot de passe : appuyez sur Copier les informations d'accès et envoyez-les à votre collègue. Nous lui envoyons aussi une invitation par e-mail avec un lien pour choisir son propre mot de passe ; le lien est valable 7 jours.

Places

Places utilisées indique combien de places sont prises et combien votre forfait en comprend. Les personnes suspendues et l'accès temporaire de mise en place n'utilisent pas de place. Quand toutes les places sont prises, Ajouter une place est verrouillé.

Modifier l'accès plus tard

1. Cliquez sur la cellule Accès de la personne dans la liste de l'équipe.
2. Cochez ou décochez des sections.
3. Appuyez sur Enregistrer.

Personne ne peut modifier son propre accès, et les administrateurs voient toujours tout.

Seuls le propriétaire et les administrateurs peuvent ajouter des membres à l'équipe.

Sur Starter, une personne peut être Administrateur ou Assistant ; les autres rôles sont disponibles avec Pro (et pendant l’essai gratuit).

Vous choisissez un rôle quand vous ajoutez une place, et vous pouvez le changer plus tard dans la colonne Rôle & niveau. En plus du rôle, Accès limite les sections qu'une personne voit.

• Propriétaire — accès complet, comme un administrateur. Seul un propriétaire peut nommer quelqu'un propriétaire ou modifier l'accès d'un propriétaire.
• Administrateur (accès complet à l'organisation) — tout : équipe, forfait et facturation, connexion WhatsApp, automatisations, intégrations et objectifs mensuels. Voit toutes les sections.
• Gestionnaire (opérations et équipe) — le travail au quotidien, plus Finances, la suppression de clients, les exports CSV, la configuration de l'assistant AI et de sa base de connaissances, les infos de l'entreprise et les sections du menu. Ne peut pas ajouter, suspendre ou retirer des membres de l'équipe, changer le forfait, connecter WhatsApp, modifier les intégrations, les automatisations ou les objectifs, ni nommer un administrateur.
• Opérateur (Chat et support) et Spécialiste (Rencontres et tâches) — les mêmes droits : discussions, clients, rendez-vous et tâches. Les numéros de téléphone et les e-mails des clients leur sont masqués. Pas de Finances, de paramètres ni d'exports ; l'assistant AI est en lecture seule.
• Analyste (rapports et analyses) et Viewer en lecture seule — peuvent seulement regarder, jamais modifier. Aujourd'hui, ils peuvent ouvrir les rapports de l'assistant AI et les notes de l'équipe ; les données des clients, des discussions et de l'argent restent fermées.
• Mise en œuvre provisoire — pour la personne qui configure votre assistant AI. Elle travaille uniquement avec l'assistant AI et sa base de connaissances, et s'arrête à la date d'expiration que vous fixez (dans les sept jours). N'utilise pas de place. Seuls les propriétaires et les administrateurs peuvent la créer.

Le premier compte d'une entreprise est un administrateur.

Sur Starter, vous pouvez donner deux rôles : Administrateur et Assistant. Les autres rôles, le choix des caisses d’une personne, le journal d’activité, « Journée de l’employé » et la comparaison de l’équipe sont disponibles avec Pro (et pendant l’essai gratuit).

Faites-le dans Paramètres → Équipe, dans la colonne Actions de la ligne de la personne.

Suspendre un moment

1. Appuyez sur Suspendre.
2. Le statut passe à Suspendu. La personne est déconnectée et ne peut plus se connecter.

Tant que quelqu'un est suspendu, sa place est libre.

Lui rendre l'accès

1. Appuyez sur Activer dans la même ligne.

Il faut pour cela une place libre dans votre forfait ; si toutes les places sont prises, Nexis affiche un message et la personne reste suspendue.

Retirer définitivement

1. Appuyez sur l'icône de corbeille (Révoquer l'accès).
2. Confirmez avec Révoquer l'accès.

La connexion de la personne est supprimée et elle ne peut plus entrer dans cet espace de travail. Vos clients, discussions, rendez-vous et autres données d'entreprise restent tels quels. Pour lui redonner accès, ajoutez une nouvelle place.

Bon à savoir

• Vous ne pouvez pas vous suspendre ni vous retirer vous-même : votre propre ligne indique Session en cours.
• Seul un propriétaire peut suspendre ou retirer un autre propriétaire.
• Seuls le propriétaire et les administrateurs peuvent suspendre ou retirer des membres de l'équipe.

Entreprise

1. Cliquez sur l'icône d'engrenage dans la barre du haut (Compte et entreprise) et choisissez Modifier les infos de l’entreprise.
2. Modifiez Nom de l’entreprise, Type d’activité, Pays, Ville ou Décrivez votre entreprise.
3. Appuyez sur Enregistrer.

Ces informations sont utilisées dans votre tableau de bord, sur votre BioSite et par l'assistant AI. Quand vous choisissez un nouveau type d'activité, Nexis vous demande de confirmer : les conseils de l'Accueil et l'assistant AI suivent le nouveau type, tandis que vos clients, rendez-vous, produits et services restent tels quels.

Langue et région

1. Dans la même fenêtre, ouvrez Langue et région.
2. Modifiez Langue du tableau de bord, Devise ou Fuseau horaire.
3. Appuyez sur Enregistrer.

• Langue du tableau de bord change immédiatement, uniquement pour vous.
• Devise enregistre la préférence de votre entreprise. Les prix et paiements existants restent dans la devise où ils ont été saisis ; les montants ne sont pas convertis.
• Fuseau horaire est l'horloge de votre entreprise : les rendez-vous et les listes du jour la suivent.

Le nom, la ville, le fuseau horaire et la devise peuvent aussi être modifiés sur la page Paramètres, sous Compagnie.

Modifié ailleurs

L'adresse de votre page, le logo, les liens et le design se modifient dans BioSite.

Le propriétaire, les administrateurs et les gestionnaires peuvent enregistrer les infos de l'entreprise.

Se connecter

1. Ouvrez la page de connexion de Nexis.
2. Saisissez votre e-mail et votre mot de passe.
3. Appuyez sur Se connecter.

S'il y a trop de tentatives (10 en 15 minutes pour un même e-mail), attendez 15 minutes.

Règles du mot de passe

De 12 à 128 caractères, avec une majuscule, une minuscule, un chiffre et un symbole.

Mot de passe oublié

1. Sur la page de connexion, appuyez sur Mot de passe oublié ?.
2. Saisissez l'e-mail de votre compte et appuyez sur Envoyer le lien.
3. Ouvrez l'e-mail et suivez le lien. Il est valable 60 minutes et une seule fois.
4. Saisissez un Nouveau mot de passe, répétez-le et appuyez sur Enregistrer le mot de passe.

Vous êtes ensuite déconnecté de tous vos appareils ; connectez-vous avec le nouveau mot de passe. Par sécurité, la page affiche le même message, que l'e-mail ait un compte ou non. Si le lien a expiré, appuyez sur Demander un nouveau lien.

Invité par votre équipe

Un nouveau membre de l'équipe reçoit un e-mail avec un lien pour Créez votre mot de passe. Ce lien est valable 7 jours. Vous pouvez aussi vous connecter avec le mot de passe que votre administrateur vous a donné. Si votre accès est suspendu, vous ne pouvez pas vous connecter tant qu'un administrateur ne l'a pas réactivé.

Se déconnecter

1. Appuyez sur Déconnexion dans la barre du haut.

Sous Paramètres → Équipe, la carte Les personnes de votre entreprise liste les personnes que les clients rencontrent : un conseiller commercial, un manager, un caissier.

1. Ouvrez la page Équipe.
2. Dans Les personnes de votre entreprise, saisissez le Nom.
3. Touchez un Rôle proposé, par exemple Conseiller commercial ou Manager, ou saisissez le vôtre.
4. Appuyez sur Ajouter une personne.

• L’IA peut dire aux clients qui va les aider, par exemple dans une boutique.
• Ces personnes n’ont pas besoin de place et ne peuvent pas se connecter. Pour donner à quelqu’un l’accès au tableau de bord, utilisez Ajouter une place plus haut.
• Les clients ne peuvent pas les réserver en ligne. Les maîtres que les clients réservent (salon, clinique) s’ajoutent dans le Calendrier avec leurs services.
• Une personne qui a des réservations à venir ne peut pas être supprimée : déplacez ou annulez d’abord ces visites.

C’est un message de l’équipe Nexis. Il ne vient pas de vos clients, et vos clients ne le voient jamais.

Ce qu’il peut dire

• Actualités Nexis : des nouvelles générales.
• Nouveau dans Nexis : une nouvelle fonction que vous pouvez utiliser.
• Important : quelque chose à faire, souvent avant une date.

Ce que vous pouvez faire

1. Lisez le texte. S’il y a un bouton, appuyez dessus pour ouvrir la bonne page.
2. Appuyez sur × pour le fermer. Il n’est fermé que pour vous ; vos collègues le ferment chacun de leur côté.
3. S’il y en a plusieurs, le suivant s’affiche après la fermeture du premier (« 2 de plus »).

• Un message peut être destiné uniquement aux propriétaires et aux administrateurs, donc tous vos collègues ne le voient pas.
• Il s’affiche même après la fin de votre essai, pour que vous ne manquiez pas les nouvelles sur votre forfait.

1. Ouvrez Intégrations.
2. Repérez la carte voulue, par exemple WhatsApp.
3. Appuyez sur Tester la connexion sur cette carte.
4. Un texte vert signifie que ça marche. Un texte rouge dit quoi corriger.

• Actualiser le statut en haut revérifie toutes les cartes.

1. Ouvrez Intégrations et repérez Avis 2GIS (cela fonctionne avec n’importe quelle page d’avis).
2. Appuyez sur Créer une plaque. Si vous en avez déjà une, appuyez sur Un nouvel emplacement sur la page qui s’ouvre.
3. Remplissez Branche / Nom de l'entreprise, Ville, Slug du lien court QR et Cartes / Avis URL (le lien vers votre page sur Google Maps, 2GIS ou votre site d’avis).
4. Appuyez sur Enregistrer.
5. Appuyez sur Imprimer la carte d'affichage et posez la carte imprimée sur votre comptoir.

1. Ouvrez Intégrations, repérez la carte iiko et appuyez sur Configurer.
2. Collez votre identifiant dans Identifiant API iiko.
3. Appuyez sur Vérifier et connecter.
4. Si on vous le demande, choisissez votre restaurant et appuyez sur Utiliser ce restaurant.
5. Appuyez sur Importer le menu.

• Activez Actualiser le menu automatiquement pour garder les prix et la liste d’arrêt à jour.
• L’intégration iiko est disponible avec Pro (et pendant l’essai gratuit).

Intégrations rassemble toutes les connexions au même endroit, par groupes : Messagerie, AI et automatisation, Synchronisation CRM, Restaurants, Paiements et facturation et Avis et données.

En haut, vous voyez combien d’intégrations sont connectées et si certaines demandent votre attention. Actualiser le statut les vérifie toutes de nouveau.

Statut de chaque carte

• Connecté : ça fonctionne.
• À traiter : c’est configuré, mais quelque chose ne va pas, par exemple la dernière synchronisation a échoué ou la synchronisation est désactivée. La carte indique quoi.
• Non connecté : pas encore configuré.

Boutons d’une carte

• Configurer, ou Gérer une fois connecté, ouvre les paramètres directement sur la carte.
• Certaines cartes ouvrent plutôt une autre page, par exemple Ouvrir WhatsApp ou Ouvrir le BioSite.
• Tester la connexion vérifie la connexion maintenant et affiche le résultat sur la carte, en vert si ça marche et en rouge sinon.

Vos données

Sous Données et espace de travail, Exports et sauvegardes vous permet de télécharger à tout moment vos clients, rendez-vous et conversations sous forme de fichiers CSV.

Bitrix24, Kommo, Pipedrive et iiko, ainsi que les téléchargements CSV, sont disponibles avec Pro (et pendant l’essai gratuit).

Vous pouvez travailler avec vos données Nexis depuis ChatGPT, Claude, Claude Code ou Cursor, par exemple : « Qui est réservé demain ? » ou « Ajoute un nouveau produit ».

1. Ouvrez Intégrations → Assistants AI et automatisation → Configurer.
2. Sous 1. Assistants AI : ChatGPT, Claude, Claude Code, Cursor, copiez l’adresse.
3. Dans votre application AI, ajoutez un connecteur personnalisé (MCP) avec cette adresse et choisissez OAuth.
4. Une page Nexis s’ouvre. Connectez-vous avec votre propre identifiant Nexis et appuyez sur Allow access.

Chaque personne se connecte avec son propre identifiant, et l’application AI travaille avec les droits de cette personne.

Ce qu’elle sait faire

• Lire les clients, les conversations WhatsApp et les réservations, et trouver des créneaux libres.
• Quand vous le demandez : ajouter ou modifier des clients, réserver des visites, créer des liens de paiement, enregistrer des paiements en personne, gérer les produits, le stock de l’entrepôt, les services, l’équipe, les horaires d’ouverture, les sections du BioSite et du menu, et basculer une discussion entre réponses AI et réponses manuelles.

Ce qu’elle ne sait pas faire

Elle n’écrit jamais à vos clients. Votre assistant AI et votre équipe s’en chargent dans Discussions.

Les personnes ayant un rôle en lecture seule ne peuvent que lire. Pour n8n, Make, Zapier ou vos propres scripts, le même panneau propose des clés API et des webhooks. Seuls les propriétaires et les administrateurs peuvent ouvrir ce panneau.

Dans Intégrations, le groupe Synchronisation CRM compte trois cartes. Ouvrez-en une avec Configurer.

Bitrix24 et Kommo

1. Activez Synchronisation activée.
2. Bitrix24 : collez l’URL du webhook entrant Bitrix24 (dans Bitrix24 : Ressources pour développeurs → Autre → Webhook entrant, avec l’autorisation CRM). Kommo : saisissez l’Adresse du compte Kommo et un Jeton d’accès longue durée, et choisissez le Pipeline par défaut pour les nouvelles affaires.
3. Choisissez le Sens de synchronisation : Dans les deux sens (import et export), Import uniquement ou Export uniquement.
4. Cochez Synchroniser automatiquement à chaque modification du CRM si vous le souhaitez.
5. Appuyez sur Enregistrer les paramètres, puis sur Tester la connexion sur la carte.

Synchroniser maintenant lance une synchronisation tout de suite et indique combien d’enregistrements ont été importés et exportés. Pour des mises à jour instantanées, copiez l’adresse sous Facultatif : mises à jour instantanées depuis Bitrix24 (ou depuis Kommo) dans les paramètres de webhook de votre CRM ; gardez-la privée. Activité récente liste les dernières synchronisations.

Pipedrive

1. Appuyez sur Connecter Pipedrive.
2. Autorisez l’accès sur la page Pipedrive qui s’ouvre.
3. De retour dans Nexis, appuyez sur Activer les transferts.

Les nouveaux contacts, demandes et réservations sont envoyés automatiquement ; les anciens contacts ne le sont pas. Les contacts Pipedrive existants sont associés par e-mail ou téléphone. Nexis envoie le nom, l’e-mail, le téléphone, le titre de la demande, le service réservé, l’heure et le statut, mais pas l’historique des messages. Suspendre les transferts arrête l’envoi. Déconnecter l’arrête définitivement ; les données déjà présentes dans Pipedrive y restent.

Bitrix24, Kommo et Pipedrive sont disponibles avec Pro (et pendant l’essai gratuit).

Les paiements en ligne arrivent directement sur votre propre compte de paiement. Seuls les propriétaires et les administrateurs peuvent en connecter un.

Connecter

1. Ouvrez Intégrations → Paiements en ligne → Configurer.
2. Sous Votre prestataire de paiement, choisissez Stripe, PayPal ou CloudPayments. Un prestataire qui ne prend pas en charge la devise de votre entreprise est grisé.
3. Collez les clés demandées par le panneau. Il vous indique où les trouver dans le compte de votre prestataire.
4. Appuyez sur Connecter.

Le paiement par carte est alors activé pour votre boutique BioSite. Si le panneau affiche une adresse de notification, collez-la dans les paramètres de votre prestataire afin que les paiements soient confirmés.

Après la connexion

• Accepter les paiements par carte sur ma boutique BioSite active ou désactive le paiement par carte.
• Acompte pour les réservations en ligne : choisissez Sans acompte, Pourcentage du prix ou Montant fixe. Les clients qui réservent sur votre page de réservation le paient en ligne, et le créneau est gardé 30 minutes. Les réservations faites par votre équipe ne sont jamais facturées.
• Paiements en ligne récents montre ce qui est payé et ce qui est encore en attente.

Envoyer un lien de paiement

1. Sous Demander un paiement, saisissez le montant et son objet.
2. Appuyez sur Créer le lien.
3. Envoyez le lien au client sur WhatsApp. Une fois payé, il apparaît dans Finances.

Au Kazakhstan : Kaspi Pay

Au Kazakhstan, le paiement Kaspi est configuré par Nexis pour votre compte, et les paiements Kaspi en personne peuvent être enregistrés à tout moment dans Finances. Dans les autres pays, utilisez le prestataire de paiement ci-dessus.

Par défaut, Demander à l’AI fonctionne avec l’AI de Nexis. Vous pouvez connecter votre propre compte AI à la place. Vous payez alors directement votre fournisseur d’AI, Demander à l’AI accepte plus de questions par heure, et il peut aussi rechercher des conversations, des clients, des réservations et des créneaux libres dans votre CRM.

1. Ouvrez Intégrations → Votre compte AI → Configurer.
2. Sous Votre fournisseur d’AI, choisissez OpenAI, Claude, Gemini ou OpenRouter.
3. Utilisez le lien Créer une clé API chez… pour générer une clé dans le compte de votre fournisseur.
4. Collez-la dans Clé API. Modèle est facultatif : laissez-le vide pour utiliser le modèle suggéré.
5. Appuyez sur Connecter. Nexis vérifie d’abord la clé avec un court test.

La clé est stockée chiffrée et n’est plus jamais affichée. Seuls les propriétaires et les administrateurs peuvent la connecter ou la modifier.

Bon à savoir

• Un abonnement ChatGPT Plus ou Claude Pro ne peut pas être connecté. Il vous faut une clé API, payée à l’usage. Pour utiliser ChatGPT ou Claude eux-mêmes avec Nexis, connectez-les sous Assistants AI et automatisation.
• Ce compte est utilisé par Demander à l’AI. Les réponses à vos clients sur WhatsApp n’utilisent pas cette clé.
• Déconnecter remet Demander à l’AI sur l’AI de Nexis.

Nexis échange avec les clients sur WhatsApp. Instagram et Telegram ne sont pas connectés comme canaux de discussion : leurs messages n’arrivent pas dans Discussions.

Ce que vous pouvez faire, c’est les ajouter comme liens sur votre BioSite :

• Instagram : ajoutez votre profil Instagram au BioSite. Les personnes qui viennent d’Instagram peuvent alors ouvrir votre BioSite, réserver et vous écrire sur WhatsApp.
• Telegram : ajoutez votre nom d’utilisateur Telegram comme bouton de contact sur le BioSite, pour que vos clients puissent vous y écrire. Vous leur répondez dans Telegram même.

Statut sur la page Intégrations

Sur Intégrations, les cartes Instagram et Telegram affichent Connecté quand le lien est sur votre BioSite et Non connecté sinon. Tester la connexion vérifie seulement que votre BioSite contient le lien. Ouvrir le BioSite vous mène à la page où l’ajouter.

L’assistant AI connaît les liens de votre BioSite : il peut donc donner à un client votre Instagram ou votre Telegram s’il les demande.

Essai gratuit

Un nouveau compte démarre avec un essai gratuit de 7 jours. Aucun paiement n'est prélevé à l'inscription. Pendant l'essai, vous avez le forfait Pro complet avec toutes ses fonctionnalités et 150 jetons AI gratuits ; ensuite, vous choisissez Starter ou Pro. Votre forfait et la date de fin de l'essai se trouvent dans le menu d'engrenage (Compte et entreprise), sous Forfait.

L’essai fonctionne comme une vraie entreprise : vous pouvez connecter WhatsApp, publier votre assistant AI, répondre aux clients, envoyer les rappels de rendez-vous et enregistrer des paiements. Les envois à de nombreux clients à la fois restent fermés jusqu’à ce que vous choisissiez un forfait.

Forfaits

Paddle, notre prestataire de paiement, affiche le prix exact, la devise et les taxes avant que vous payiez.

Toutes les sections du tableau de bord sont incluses dans chaque forfait : Chats et la boîte d'équipe, l'assistant AI et sa base de connaissances, « Demander à l'AI », le site Bio avec boutique en ligne et réservation, le catalogue, Agenda, Clients, Stock avec fournisseurs, Caisse, Menu et commandes, Livraison, Cours, Abonnements, documents, Finances et paiements en ligne. Le nombre de clients est illimité. Les forfaits diffèrent à l'intérieur des sections :

• Starter — tout pour démarrer seul : 2 places d'équipe (vous et un renfort avec un accès simple), 1 site, 1 numéro WhatsApp, 200 jetons AI par mois, 2 Go pour les documents, les rapports du mois en cours et du mois précédent sans export Excel, les rappels de rendez-vous et un site Bio avec le badge « Made with Nexis » et les couleurs standard.
• Pro — tout pour grandir : 5 places d'équipe, jusqu'à 3 sites ou établissements, 3 numéros WhatsApp par site (6 au total), 750 jetons AI par mois et 20 Go pour les documents. Pro ajoute la fidélité (bonus, paliers de remise, cartes cadeaux, codes promo), les campagnes et séquences de relance (reconquête, visites répétées), tout l'historique des rapports avec export Excel, les outils d'équipe (journal d'activité, comparaison du personnel, rattachement à un établissement et une caisse, rôles avec accès précis), un site Bio à vos couleurs sans badge, les intégrations Bitrix24, Kommo, Pipedrive et iiko, et le support prioritaire.
• Agency — un forfait sur mesure avec les limites les plus hautes (jusqu'à 15 sites, davantage de places et de numéros), un gestionnaire dédié et une mise en route personnalisée, défini avec vous. Vos limites exactes sont affichées dans Forfait et facturation.

1 jeton AI = 1 message AI à un client ou 1 action AI dans votre tableau de bord. Quand vos jetons AI du mois sont épuisés, vous pouvez acheter un pack de jetons ; chaque place d'équipe supplémentaire coûte $9 par mois.

Choisir un forfait

1. Icône d'engrenage → Forfait et facturation.
2. Choisissez un forfait et appuyez sur Voir le paiement →.
3. Payez dans la fenêtre sécurisée de Paddle. L'accès s'ouvre une fois que Paddle a confirmé le paiement.

Vous payez déjà Starter ? Passez à Pro dans Paramètres → Forfait et facturation.

Quand l'essai se termine

Nous vous écrivons par e-mail quand il reste 2 jours ou moins, puis une fois de plus après la fin. Quand il est terminé, le tableau de bord affiche Votre essai ou abonnement a pris fin. et les boutons des forfaits, jusqu'à ce que vous en choisissiez un.

Votre abonnement Nexis est facturé via Paddle, c'est donc là que vous le résiliez, avec un bouton du tableau de bord.

1. Cliquez sur l'icône d'engrenage dans la barre du haut (Compte et entreprise) et choisissez Forfait et facturation. Le même bouton se trouve aussi en bas de la page Paramètres.
2. Appuyez sur Résilier l’abonnement.
3. La page sécurisée de Paddle s'ouvre. Vérifiez les détails et confirmez la résiliation à cet endroit.

L'ouverture de la page Paddle n'annule rien à elle seule. Votre abonnement n'est résilié qu'une fois que vous l'avez confirmé dans Paddle.

Bon à savoir

• Seuls le propriétaire et les administrateurs peuvent ouvrir cette page.
• Pendant l'essai gratuit, il n'y a rien à résilier : aucun paiement n'est prélevé tant que vous ne choisissez pas un forfait.
• Si la page Paddle ne s'ouvre pas, le message d'erreur contient un lien Assistance acheteurs Paddle.

1. Ouvrez Paramètres et repérez Équipe.
2. Sur la ligne de l’employé, cliquez sur la cellule de la colonne Accès.
3. Décochez Finances.
4. Appuyez sur Enregistrer.